L’agenda partagé, le meilleur outil d’organisation

Dans la gestion des outils d’organisation, aux côtés des « to-do listes » ou des outils de communication, la fonctionnalité phare est celle de l’agenda partagé.

Pour pouvoir s’organizer, les membres d’une organisation ont besoin de planifier les différents évènements et utilisent ainsi un agenda partagé.




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À quoi sert un agenda partagé ?


Un agenda partagé permet de s’organizer facilement à plusieurs. Il permet ainsi de planifier facilement la date, l’heure et le lieu d’un rendez-vous ou d’une activité sans avoir à consulter de façon individuelle chaque participant.

Dans l’agenda partagé, chaque membre peut voir les activités des autres membres. Cela permet une meilleure communication et une meilleure source d’organisation et de planification.

L’agenda partagé permet ainsi de programmer en une seule fois tous les rendez-vous et il est ainsi accessible à tous les membres de l’organisation.

Au delà du partage, l’agenda de Coorganiz permet d’attribuer des évènements, des rendez-vous, des réunions et ce sans que l’organisateur principal soit membre de l’événement. Dans ce cas, on parle d’attribution ou d’affectation d’événement dans l’agenda partagé.

Si vous utilisez un agenda partagé pour votre groupe, pour organizer votre vie de famille, vie personnelle ou bien encore votre vie associative, l’agenda partagé permet à tous les membres de l’organisation d’avoir accès à votre agenda.

Ce qui signifie que :

  • Tous les membres de votre organisation peuvent consulter et accéder à votre agenda
  • Les membres de votre organisation peuvent créer des évènements dans votre agenda.

Quelles sont les options de l'agenda partagé de Coorganiz ?


Dans Coorganiz, la fonction agenda est au cœur de l’organisation, et de nombreuses fonctionnalités ont été développées afin de répondre aux besoins des utilisateurs.

Attribuer des événements

Bien au delà de l’agenda partagé, dans Coorganiz, les membres peuvent attribuer des évènements et sans en faire partie. En effet, il est fréquent notamment dans une organisation personnelle, qu’une personne prenne un rendez-vous pour un autre membre et sans pour autant faire partie de cet événement. Ainsi la possibilité d’attribuer des évènements aux différents membres, permet de s’assurer que les personnes ont la bonne information au bon moment.

Notes

Pour chaque événement, il est possible d’ajouter une note ou un commentaire pour une plus grande précision.

Lieu

Les participants peuvent ajouter une adresse, une carte pour visualiser la localisation est alors ajoutée à chaque événement et permet à chaque membre de voir en un clin d’œil le lieu de l’événement.

Emmener - Ramener

Pour chaque événement dans l’agenda partagé il est possible d’ajouter des participants pour savoir qui emmène et qui ramène.

Rappels

Pour chaque événement, dans Coorganiz, il est possible d’ajouter 1 ou 2 rappels et de personnaliser ces rappels.

Mode privé

La collaboration c’est important, cependant il est important pour les participants de ne pas tout partager. Avec le mode privé les autres membres de l’organisation n’ont pas accès aux détails de l’événement, ils peuvent seulement voir que la personne est occupée pendant un créneau.

Mode invitation

Avec Coorganiz, il est possible de créer automatiquement des évènements sans que les personnes n’aient besoin d’accepter l’événement. Cependant il est important pour certains évènements de s’assurer que les différents participants puissent accepter ou refuser l’événement.

Mode SMS

Les différents membres de l’organisation vont utiliser l’agenda partagé, mais il est de temps en temps difficile de lutter contre les personnes réfractaires au changement. Alors pour s’assurer que l’organisation fonctionne tout de même, il est possible d’envoyer les détails de l’événement ou des tâches à réaliser par SMS.

Les personnes de l’organisation voient le détail des événements dans l’agenda, à moins que l’événement soit un événement privé.

Quelles sont les différentes vues de l’agenda partagé ?


L’objectif d’un agenda partagé est d’avoir une meilleure organisation. Chaque personne sait qui fait quoi et quand et connaît les disponibilités de chacun.

Les différentes vues disponibles dans Coorganiz permettent de pouvoir programmer facilement sur le temps : vue jour, vue semaine ou bien encore vue mois.