Home » Pourquoi utiliser un agenda en ligne pour votre entreprise ?

Vos collaborateurs ou vos clients utilisent déjà un planning partagé sur le web et vous hésitez encore à le proposer à vos collègues au sein de votre entreprise ? De plus en plus utilisés, les agendas partagés sont des outils très utiles pour organiser vos rendez-vous professionnels et les différentes étapes de vos projets en cours.

Utiliser un planning connecté présente de nombreux avantages pour la gestion d’une équipe de travail, car il permet en quelques clics de convenir d’un jour et d’une heure de rendez-vous sans avoir à contacter tous les participants. Les différents services proposés permettent également de visualiser les tâches de chacun et d’apporter des remarques et des modifications.

Nous vous proposons de découvrir dans cet article les avantages les plus intéressants à utiliser un planning connecté pour votre entreprise.

Une coordination et une communication de groupe

On le rappellera peut-être jamais assez : la clé d’un bon travail de groupe est la communication. Une bonne coordination des équipes permet notamment d’éviter de se tromper et de perdre du temps sur le travail à réaliser.

De plus en plus d’entreprises utilisent des calendriers partagés, car c’est l’outil le plus efficace pour organiser les rendez-vous et les tâches de chacun. En quelques clics, il est possible de consulter le planning du groupe. Ainsi, la communication est plus fluide et automatique, car chacun sait ce qu’il lui reste à faire.

Grâce au service de notifications, il est également facile d’informer son équipe d’un changement. Chaque modification apportée pourra faire l’objet d’un rappel auprès des collaborateurs ayant accès au planning partagé leur permettant de visualiser les changements apportés en temps réel.

Un gain de temps

Appeler ou envoyer un mail à chaque participant d’une conférence ou d’une réunion prend beaucoup de temps. Grâce au planning partagé, chacun peut informer les autres de ses disponibilités. L’organisation d’événements est alors simplifiée et par conséquent bien plus rapide.

La création et l’utilisation d’un planning partagé en ligne permettent donc de moins perdre de temps pour vous organiser et par conséquent pouvoir consacrer plus de temps à vos divers projets.

Un outil accessible partout et tout le temps

L’un des avantages les plus importants du planning partagé sur le web est son accessibilité. Selon les agendas que vous choisirez, vous pourrez accéder à toutes vos informations importantes depuis de nombreux endroits :

  • Via votre smartphone grâce à une application de planning partagé pour iPhone ou Android.
  • Via votre ordinateur dans tous les lieux disposant d’une connexion internet.

Adieu l’agenda oublié à la maison qui vous empêchait de prendre en note vos rendez-vous ou chaque activité de votre journée.

Des notifications et des rappels pour ne rien oublier

L’inconvénient principal d’un agenda classique est qu’il ne vous permet pas de vous rappeler de vos rendez-vous. Grâce aux notifications des applications de planning partagé, tous vos collègues pourront recevoir des rappels de leurs différentes tâches et rendez-vous.

C’est donc le meilleur moyen pour ne plus oublier un rendez-vous ou une journée de formation, sans pour autant devoir remplir votre espace de travail de nombreux post-it et de divers papiers encombrants.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer aux pages suivantes :

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