Home » Des agendas partagés par les membres de ses équipes

De nos jours, de nombreuses entreprises font le choix de se tourner vers des outils numériques pour améliorer la collaboration et la communication entre leurs différentes équipes. Parmi ces services numériques, les applications et logiciels de plannings partagés sur internet s’imposent, en raison de leur efficacité immédiate et d’une mise en œuvre vraiment simple.

Ce véritable outil de management des équipes et de gestion des projets permet en effet à tous les membres d’une société, et ce quelle que soit sa taille, d’accéder aux agendas de chacun des membres. Chaque agenda individuel est mis à jour en temps réel, ce qui offre par la suite la possibilité pour tous les collaborateurs d’être informés, et de pouvoir adapter et organiser leur propre planning en fonction de celui de leurs collègues ou dirigeants.

Les avantages de partager les agendas professionnels

L’utilisation d’une application d’agenda en ligne entraîne une amélioration de la gestion quotidienne des équipes et des projets dans de nombreux secteurs et aspects de la vie d’une entreprise :

  • Le gain de temps et de productivité : la centralisation de toutes les données permet de faciliter la visualisation de la disponibilité et de la coordination des collaborateurs. Le temps gagné dans l’organisation des agendas individuels et du planning des projets est automatiquement du temps disponible pour l’accomplissement des tâches professionnelles et des différentes missions.
  • La réduction des données inutiles ou erronées : de nombreux salariés se sentent submergés d’informations, généralement par e-mail. Une information peut parfois en contredire une autre, ce qui demande une vérification, puis une confirmation, les obligeant ainsi à mettre une tâche en attente, ou à modifier leur planning dans le doute. Les calendriers partagés réduisent et clarifient les flux de communication interne, pour un gain de productivité, tout en limitant les sources de tensions potentielles qui peuvent survenir en cas de communication hésitante, ou erronée.
  • La simplification des déplacements et de la mobilité des équipes : certains types d’entreprises sont confrontés aux difficultés liées à l’éloignement de leurs salariés, dans le secteur du bâtiment par exemple, ou pour celles qui utilisent de nombreux commerciaux. Il est désormais possible pour ces collaborateurs en déplacement d’accéder à leur agenda connecté via un iPhone, afin de visualiser simplement les éventuelles évolutions, comme des annulations ou un changement d’horaire de rendez-vous avec des clients par exemple.

Des fonctionnalités adaptables

De nombreux utilisateurs de plannings partagés dans le cadre de leur activité professionnelle en constatent l’efficacité, et souhaitent, de plus en plus, pouvoir bénéficier des gains de temps et de simplification de l’organisation de la vie quotidienne qu’elles procurent. Il n’y a donc rien d’étonnant dans le fait de constater que des applications de calendrier partagé pour la famille sont disponibles sur les smartphones, les tablettes tactiles et les ordinateurs. Ces applications, dont certaines sont gratuites, reprennent les fonctions principales de celles destinées aux entreprises ou aux associations.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer aux pages suivantes :

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