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Les avantages du planning sur Internet en entreprise

Avec la montée en puissance du travail collaboratif à travers le monde, l’importance des outils de gestion du temps tels que l’agenda à partager en ligne gagne du terrain au sein du monde professionnel en France.

Rien d’étonnant à cela, à partir du moment où on sait tous les avantages que procure l’utilisation en entreprise des calendriers numériques, partageables sur internet. Et tout particulièrement à notre époque où les stratégies managériales font la part belle à la collaboration entre équipes, ainsi qu’au rapprochement des compétences et des ressources.

Mais l’agenda en ligne, de quoi s’agit-il exactement et quels en sont les avantages en entreprise ? Réponses.

Le planning en ligne : de quoi s’agit-il ?

Le planning en ligne consiste en un service d’agenda accessible, paramétrable et partageable sur le web.

Si vous êtes entrepreneur, commerçant, artisan ou encore professionnel libéral, le principal intérêt de ce type d’outil réside dans le fait qu’il vous permet une gestion interactive du partage, avec toute personne de votre choix (collaborateurs, clients, partenaires, etc.), de dates de rendez-vous ou de réunions, où que vous soyez (au bureau, en voyage, etc.), à condition que vous disposiez d’une connexion Internet.

En tant qu’administrateur de votre planning, c’est vous qui décidez des personnes qui y ont un droit d’accès (public ou privé).

En mode public, toute personne en possession du lien vers votre calendrier partagé en ligne peut le consulter librement, mais sans qu’elle puisse toutefois le modifier.

Par contre, en mode privé, seuls les membres du groupe que vous aurez créé, et que vous aurez préalablement invités, peuvent y accéder. Vous pouvez en outre donner à certains membres une autorisation de modification de votre planning.

Les avantages de l’agenda en ligne en entreprise

Dans le monde professionnel, adopter le planning et la prise de rendez-vous (RDV) en ligne présente des avantages certains, parmi lesquels :

  • Une visualisation et une modification du calendrier par plusieurs personnes.
  • L’affichage de ses périodes de disponibilité par chaque membre du groupe (absent, libre, occupé).
  • Harmonisation de votre emploi du temps avec celui de vos collaborateurs, etc.
  • Économie de temps et de coûts de communication, car cela évite les longues discussions au téléphone, ou les nombreux échanges d’emails pour convenir d’une date de RDV avec un client ou un collaborateur.
  • Existence d’un système de rappels et d’envoi de courriel automatique pour chaque prise de RDV validée.
  • Meilleure efficacité en matière d‘organisation d’événements et de projets.
  • Un gain de temps, de sérénité et de productivité grâce à une efficacité organisationnelle.
  • Une synchronisation en ligne, en temps réel, sur plusieurs appareils (ordinateur, assistant personnel, smartphone).
  • Etc.

Les applications d’agenda pour les entreprises

De nombreux services de planning en ligne sont proposés sur le web.

Les fonctionnalités offertes par les applications gratuites d’agendas partagés en ligne, telles que Google Calendar, Microsoft Outlook, Apple Calendar ou encore, Lightning Calendar (Mozilla), peuvent satisfaire la plupart des besoins de la majorité des utilisateurs particuliers.

Cependant, pour les entreprises, ces fonctionnalités peuvent s’avérer insuffisantes. Les exigences des professionnels étant généralement plus élevées, notamment en termes de sécurité et de confidentialité des données. A ce propos, notons que l’appli Coorganiz, qui est labellisée mHealth Quality, offre la protection des données personnelles la plus élevée à ce jour.

Les options avancées, dont la création et le développement peuvent d’ailleurs se faire sur-mesure pour que votre agenda personnalisé puisse coller au mieux aux besoins de votre domaine d’activité spécifique (formation, industrie, BTP, métier juridique, santé, etc.), ne sont généralement offertes que par des applications premium.

Pour plus d’informations, nous vous conseillons de vous référer aux pages suivantes :

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