Home » De l’agenda papier à celui numérique partageable en ligne

Outil indispensable au quotidien, que ce soit dans le cadre personnel, familial ou professionnel, l’agenda — version papier ou à partager en ligne — nous aide à nous organiser et à gérer au mieux notre temps et nos priorités.

Le terme agenda vient du latin agendus, a, um, qui signifie littéralement « choses devant être faites ».

Dans son acception moderne, ce mot fait référence tout aussi bien le carnet utilisé pour noter au jour le jour les choses à faire (tâches, courses, rendez-vous, etc.), que l’emploi du temps en lui-même, ou bien encore l’ordre du jour d’une réunion.

Quelle place occupe l’agenda dans la vie de la plupart des individus dans toute société moderne ? Quelles sont les différentes formes qu’a pris cet outil au fil du temps ? Quels sont les avantages à utiliser un modèle digital partagé en ligne, pour un particulier et pour une entreprise ?

Avant d’aborder ces questions, passons tout d’abord en revue les différentes sortes de gestionnaires d’emploi du temps disponibles sur le marché.

Les différentes sortes d’agendas

Les outils de gestion du temps et autres organiseurs personnels se sont invités dans l’organisation du quotidien de la majorité d’entre nous. Ils se présentent sous deux principaux formats :

  • Papier : outre de permettre l’organisation journalière, mensuelle ou annuelle de votre emploi du temps, ce format offre aussi diverses options : carte de métro/RER, cartes routières, cartes de France, espaces notes, carnet d’adresses, etc.
  • Numérique : logiciel qui, outre sa fonction première de gestionnaire de tâches, permet aussi notamment l’échange en ligne de calendrier et de rendez-vous.

Les caractéristiques de la version papier

Elle se décline en plusieurs dimensions (de bureau, poche ou intermédiaire) et modèles. Il existe ainsi un format :

  • Journalier, aussi appelé « quotidien » : ici, l’organisation se fait à la journée (un jour par page) et un espace est consacré aux notes.
  • Semainier, ou « hebdomadaire » : inventé en 1952 par le Dr Francis Georges Beltrami, père fondateur de la marque Quo Vadis, cet outil présente la semaine sur deux pages, avec des cases spécifiques aux actions de la journée et des espaces dédiés aux notes.
  • Mensuel : chaque mois s’étalant sur deux pages, ce système de gestion du temps permet une vue d’ensemble sur le mois.
  • Scolaire : outil d’organisation et aide-mémoire indispensable pour les élèves.
  • Professionnel : le système de gestion du temps s’adapte aux exigences propres à chaque métier (missions, dimension collaborative, échéances, etc.).
  • Personnel : il aide à jongler entre vie professionnelle et vie privée. Il peut aussi servir de journal intime.
  • Familial : il organise entre autres les courses, les rendez-vous chez le médecin, l’emploi du temps des enfants, etc.
  • Publicitaire : agenda personnalisé, portant le logo et les couleurs d’une entreprise.

Notons que chacune de ces fournitures — qui existent aussi en version numérique — peut être complétée, selon les cas, par des pages permettant une vue d’ensemble de l’année actuelle/suivante, ou bien des mois en cours/suivants.

Version numérique vs version papier

Alors quel type d’agenda choisir ? La réponse à cette question peut se résumer ainsi : cet outil doit vous permettre de vous faciliter la vie.

Aussi, le choix entre version numérique et version papier dépend tout d’abord du type d’utilisation que l’on souhaite en faire, et ensuite du goût de chacun, chaque personne étant différente.

Mais pour vous aider dans votre choix, nous présentons ci-après les principaux avantages offerts par les deux versions.

Les versions numériques, partageables sur internet

Avec l’arrivée des smartphones, celles-ci s’imposent de plus en plus comme des incontournables dans toute société moderne, tant dans le milieu professionnel que privé.

Et ce, même si les solutions papier bénéficient toujours de la préférence d’un très grand nombre d’utilisateurs.

Elles ont notamment pour avantages d’être :

  • Très pratiques, car consultables partout.
  • Synchronisables avec d’autres appareils.
  • Possibilité d’une vue d’ensemble rapide de la semaine ou du mois.
  • Possibilité de sauvegarde.
  • Facilité de partage avec les pairs.

Notons que parmi les versions électroniques les plus utilisées figurent le client mail Outlook, Google Calendar et bien d’autres applications pouvant fonctionner sur téléphone mobile.

L’agenda papier, toujours très prisé

Dans un sondage réalisé par l’équipe du site Efficacitéautravail.fr courant avril/mai 2017 auprès d’une population de 1 160 personnes, majoritairement cadres (tout secteur), 24 % des enquêtés ont déclaré continuer d’utiliser l’agenda papier, dans le cadre de leurs activités professionnelles.

En outre, un sondage international (France, USA, Suisse et Allemagne) mené par le service de planification en ligne Doodle fait état d’un taux d’usage de 49 % de cette solution par les internautes enquêtés, malgré la montée en puissance du digital.

Il existe plusieurs raisons à cela, entre autres, celles-ci :

  • Disponibilité immédiate : pas besoin de charge ni de temps d’attente pour le démarrage.
  • Économie d’énergie.
  • Nombreux choix de formats, de couleurs, de qualités et de modèles.
  • Résistance aux chocs, contrairement au téléphone mobile.
  • Plus de convivialité en comparaison avec la version numérique.

Sans parler de la sensation du papier entre les doigts, ainsi que de la chaleur qu’il offre !

Le moins que l’on puisse dire, c’est que l’agenda papier a encore de beaux jours devant lui.

L’agenda au fil du temps

Au XVIIe siècle

L’usage de cet outil a été relevé dans des feuillets manuscrits datant du XVIIe siècle. Ne comportant pas encore de calendrier, il faisait alors référence à un carnet ou à une tablette où l’on écrivait les choses que l’on se proposait de faire le reste du jour, ou bien dont on voulait se souvenir.

Cet outil était à l’époque — avant l’avènement du numérique — strictement privé et ne pouvait en aucun cas faire l’objet de partage avec d’autres personnes, contrairement à ce qu’il en est de nos jours.

À partir de 1921

C’est en 1921 qu’a vu le jour le tout premier agenda moderne, muni d’un calendrier. Inventé par le Colonel Disney, officier de l’armée britannique, il a été baptisé Filofax.

Cet outil, sous forme de classeur, comportait alors :

  • Un calendrier.
  • Un espace pour prendre des notes et pour créer un répertoire d’adresses.

Chaque jour s’affichait alors sur une page.

En 1952

Ce système ne répondant pas tout à fait aux besoins particuliers du Dr Beltrami — qui rappelons-le est le fondateur de Quo Vadis —, celui-ci décida de concevoir un nouveau modèle d’agenda, permettant de visualiser (sur deux pages) plus facilement la semaine. C’est ainsi qu’est né le semainier.

De nos jours

L’agenda a beaucoup évolué depuis lors, cherchant à s’adapter au mieux à l’âge, aux goûts et au style de chaque utilisateur, ainsi qu’au type d’usage envisagé (scolaire, personnel, familial, professionnel, etc.).

À côté des versions papier sont apparues celles électroniques avec l’arrivée des iPhone et smartphones sous Android.

Si, il y a encore quelques années, la possibilité de synchroniser son agenda numérique sur d’autres appareils (ordinateur, tablette, téléphone mobile, organiseur, assistant personnel) était chose rare, aujourd’hui, cette fonctionnalité est offerte par la plupart, sinon la majorité, des applications d’agenda partagé.

Les agendas partagés

Ils s’adressent aussi bien aux professionnels, qu’aux amis, aux couples, ainsi qu’aux familles.

Grâce à cette solution, vous pouvez partager en ligne, sur iPhone, Android ou autres appareils, votre calendrier, votre planning et vos rendez-vous avec vos collègues ou vos proches. Et inversement, vous pouvez avoir accès aux leurs dès lors qu’ils en font le partage avec vous.

Des services paramétrables

Ces types de services sont paramétrables, et permettent notamment :

  • Une visualisation et une modification de l’agenda par plusieurs personnes.
  • La configuration de plusieurs agendas.
  • La gestion ou l’annulation du partage de l’agenda.
  • L’accès, l’ajout ou la modification d’événements.
  • L’affichage de ses périodes de disponibilité par chaque membre du groupe (absent, libre, occupé).
  • La sauvegarde des plannings, leur impression, ainsi que leur exportation vers d’autres formats de fichiers (Word, Excel, PDF, etc.).
  • Une synchronisation en ligne, en temps réel, sur plusieurs appareils (ordinateur, assistant personnel, smartphone).

Les avantages offerts par un logiciel de planning

Ce sont entre autres les suivants :

  • Une vue globale, par tout chef d’entreprise, des plannings de travail de ses salariés.
  • Une meilleure maîtrise de l’emploi du temps de toute la famille, y compris autour de l’organisation d’événements (anniversaires, etc.), de vacances ou de projets.
  • Dans un couple, une facilitation de l’organisation de la vie commune.
  • Une amélioration de la communication au niveau familial, amical, professionnel.
  • Un gain de temps, de sérénité et de productivité grâce à une efficacité organisationnelle.

Ce ne sont là que quelques exemples d’utilisations possibles d’un logiciel de planning et de calendrier partagé sur internet.

Notons que parmi les applications d’agenda partagé en ligne figurent bien sûr Outlook, le service gratuit de messagerie personnelle proposé par Microsoft, ainsi que bien d’autres applis gratuites telles que Google Calendar, Lightning Calendar de Mozilla ou encore Apple Calendar.

Pour bénéficier de fonctionnalités plus étendues (outils d’organisations prêtes à l’emploi, création illimitée de groupes, création de plannings pour d’autres personnes, système de rappels, etc.), passer par un service payant devient incontournable.

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