Home » Le calendrier partagé sur Internet, un atout dans la gestion de votre quotidien

En raison des nombreuses fonctionnalités qu’il offre en matière de gestion du temps et de management de projets, l’agenda partagé est devenu un outil indispensable en France et dans le monde, aussi bien en entreprise qu’à un niveau personnel (individuel, amical et familial).

Bien sûr, le recours à cet outil collaboratif ne doit pas occulter l’importance d’une communication de vive voix — en direct ou par téléphone — entre les utilisateurs de l’agenda en général, et au sein du couple ou de la famille en particulier. Dans le cas contraire, le risque est grand de tomber dans un autre travers : le manque d’interaction.

Cependant, force est d’admettre que l’utilisation judicieuse d’une application d’agenda partagé sur internet (Google Agenda, Apple Calendar, Coorganiz, etc.) présente de nombreux avantages. Et c’est justement ce que nous vous proposons de voir en détail à travers plusieurs situations de la vie courante : couple, famille, vacances, etc.

Agenda pour les couples

Pour les couples où chaque partenaire doit jongler avec un emploi du temps particulièrement chargé, utiliser un programme d’agenda en ligne partagé au quotidien peut contribuer grandement à raffermir les relations communes.

De nombreuses personnes affirment que le partage de calendrier permet à leurs couples de mieux gérer leur vie commune. Ainsi, grâce à cet outil, il est possible, entre autres, d’aménager des moments d’intimité après une dure journée de travail. Il facilite également l’organisation des anniversaires ou d’activités communes de détente et de loisirs.

Car si l’on veut réussir sa vie à deux, il est indispensable de savoir aller au-delà de la routine quotidienne et de passer du temps agréable ensemble aussi souvent que le permet l’emploi du temps de chacun.

Parmi les avantages d’utiliser un agenda numérique dans un couple figurent les suivants :

  • Partage de son agenda avec sa moitié pour une meilleure répartition des tâches domestiques.
  • Possibilité pour chacun d’ajouter, de modifier ou de supprimer un événement dans le planning.
  • Réception de rappels pour les rendez-vous et engagements à deux.
  • Échanges de documents, des photos et vidéos.
  • Etc.

Bref, l’un des secrets d’un couple qui dure, c’est de savoir gérer son quotidien, de communiquer efficacement et, pour chacun des partenaires, de trouver le bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. L’appli Coorganiz constitue ici une solution innovante pour tous ceux qui ont à cœur de valoriser leur temps.

Si vous ne souhaitez utiliser que les fonctions de base des agendas partagés, sachez que l’un des services les plus utilisés par les couples dans le monde pour gérer leur quotidien n’est autre que l’appli de Google, Google Agenda. Simple d’emploi, il est préinstallé sur tous les smartphones Android.

Agenda pour la famille

L’agenda partageable sur la Toile trouve aussi parfaitement sa place au sein d’une famille, et plus encore quand on a des enfants. Et encore une fois, l’appli de Google, Google Calendar trouve aussi ici parfaitement sa place.

Entre le suivi des devoirs des petits, la préparation du repas et de leur douche le soir, les tâches ménagères, et les tâches administratives, les parents se doivent d’être organisés pour ne pas se retrouver submergés par les différentes responsabilités qui leur incombent.

La solution incontournable ici se résume en un mot : entraide ! Et le recours aux nouvelles technologies constitue une aide non négligeable. Les applications d’agendas partagés se révèlent ainsi d’une grande utilité. Pratiques, elles s’installent sur iPhone ou smartphone Android, et sont accessibles n’importe où, même lorsque l’un des parents est en voyage.

Ainsi, pour s’organiser, ceux-ci se répartiront judicieusement les tâches domestiques et établiront un planning familial partagé sur le Web ainsi qu’une to do list collaborative. Objectif : fixer ensemble et consigner dans le calendrier mutualisé, qui fera quoi, quand et où. Cette répartition des tâches étant bien évidemment à coordonner avec les agendas professionnels et engagements personnels de chacun.

Sur ce point, l’appli Coorganiz vous propose des solutions dédiées aux familles, prêtes-à-l’emploi et personnalisables.

Agenda pour les parents séparés ou divorcés

Pour les couples séparés ou divorcés ainsi que dans les situations de familles recomposées, même lorsque l’entente est cordiale, la gestion de la garde des enfants peut vite devenir un vrai casse-tête. Les post-its, le calendrier postal ou Google Docs devenant vite insuffisants.

Mettre en place un emploi du temps partagé sur la Toile en utilisant une appli dédiée, constitue dans de tels cas de figure une solution pratiquement incontournable. Pour ce faire, les parties prenantes peuvent profiter de services en ligne tels que Coorganiz, Google Calendar, Apple Calendar ou Microsoft Outlook, qui sont gratuits et largement reconnus pour leur efficacité et leur simplicité d’utilisation. Et même les enfants (surtout quand ils sont ados), la baby-sitter, ou d’autres membres de la famille peuvent également bénéficier d’une autorisation d’accès à votre agenda, et à en modifier les informations afin que celles-ci collent au mieux avec leur propre emploi du temps.

Et en cas de communication compliquée ?

La gestion d’agendas sur le Web en matière de garde partagée des enfants peut-elle aussi constituer une solution, dans le cas où il est désormais impossible pour les parents de se voir et même de communiquer ?

Nous dirions même que, à moins de recourir à une personne intermédiaire chargée de transmettre les messages de l’un à l’autre, cette solution numérique est l’idéale pour plusieurs raisons :

  • Pas besoin de s’appeler ni de parler en direct (surtout si la communication est difficile), la communication se fait par voie virtuelle.
  • Chacun est tenu informé des activités des enfants et de leurs dates et horaires d’entrée et de sortie.
  • La nounou ainsi que les membres de la famille (oncle, tante, grands-parents, etc.) et amis concernés par la garde des enfants en cas d’urgence, seront ainsi également tenus au courant.
  • Tout changement apporté à l’agenda par les personnes autorisées génère une notification par SMS, mail ou alerte.
  • La mise à jour des modifications se fait en temps réel.
  • En cas d’empêchement imprévu de l’un, un autre peut rapidement prendre le relais pour s’occuper des enfants.
  • L’instauration d’un dialogue étant généralement difficile après une séparation, le calendrier commun supprime ou réduit les malentendus.

Logiciels dédiés à la garde d’enfants

En optant pour un logiciel d’agenda partagé et synchronisable (tel que Google Calendar pour un smartphone Android ou Apple Calendar pour un iPhone), spécialisé dans la gestion de la garde d’enfants, les parents ont même la possibilité de bénéficier d’options spécifiquement adaptées à leur cas :

  • Outils de gestion des dépenses.
  • Liste des achats à mutualiser.
  • Module d’échange de documents officiels, de photos et de vidéos.
  • Messagerie fermée et sécurisée.
  • Journal de bord pour faire connaître l’évolution de l’enfant à l’autre parent.

Bref, grâce aux applications dédiées, il est aujourd’hui beaucoup plus facile pour des parents séparés ou divorcés de s’organiser efficacement autour des besoins de leurs enfants, et ce, si nécessaire, avec le minimum d’interaction possible. Les conflits inutiles sont ainsi évités.

Agenda pour les vacances d’été

Pour réussir ses vacances en solo, avec des amis ou en famille avec de jeunes enfants, une bonne organisation est indispensable. Et il est essentiel de s’y prendre le plus tôt possible, et non pas à la dernière minute.

Partir en voyage, et surtout pouvoir en profiter un maximum (parents et enfants) et en retirer tous les bienfaits nécessite un minimum de préparation :

  • D’un point de vue professionnel, s’assurer de pouvoir prendre un congé durant la période choisie pour passer ses vacances.
  • Choisir la destination (club de vacances, hôtel, camping, voyage à l’étranger, etc.).
  • Penser à vérifier que l’assurance couvre bien toute la famille en cas d’accident sur le lieu de villégiature.
  • Se renseigner sur les activités à faire sur place, et tout particulièrement pour les enfants si l’on part en famille.
  • Prévoir une trousse de premiers secours.
  • Apporter les papiers importants.
  • S’assurer de la sécurité de votre logement en partant.

Le logiciel dédié aux vacances

Pour ne rien oublier et optimiser l’organisation de votre voyage, il est recommandé de tirer profit des possibilités offertes par les applications d’agenda partagé en ligne (Google Calendar, l’application de Google préinstallé sur tout smartphone Android, etc.) et par celles dédiées aux vacances. Pour les premières, les fonctionnalités de base — dont la complexité dépend en fait du logiciel utilisé — sont les suivantes :

  • Partage du planning des préparatifs avec ceux qui partiront avec vous (membres de votre famille, amis, etc.).
  • Possibilité d’autoriser l’accès aux personnes impliquées dans les préparatifs à la modification de votre calendrier.
  • Notification, par SMS, mail ou alerte, des rappels et de chaque changement apporté à votre agenda.
  • Mise à jour en temps réel.

En plus de ces options, notons que l’appli Coorganiz vous propose d’avertir et de rappeler les participants automatiquement.

Par ailleurs, d’autres applications, cette fois dédiées aux vacances, peuvent aussi contribuer à vous simplifier la vie durant votre voyage. Nous citerons :

  • Google Trips et Triplt (en anglais), pour gérer vos billets d’avion, vos réservations d’hôtel et pour vous suggérer des activités (musées, cinéma, etc.).
  • GoEuro, un comparateur de billets multimodal (avion, train, bus) à l’échelle européenne.
  • Hopper, Hipmunk et Kayak (en anglais), pour acheter moins cher votre billet d’avion.
  • Waze, une application de guidage GPS pour circuler en voiture.

Si ce sont là autant d’outils destinés à vous permettre de gérer au mieux vos vacances, il faut tout de même garder à l’esprit qu’en organisant vous-même votre voyage, vous n’êtes pas à l’abri de quelques imprévus qui, somme toute, font aussi partie du charme de tout voyage.

Par contre, si vous aimez tout avoir sous contrôle (ou presque), le mieux serait de vous orienter vers les circuits et séjours organisés. Mais même dans ces cas-là, bien préparer votre départ resterait toujours de mise. 

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer aux pages suivantes :

J'organise mon quotidien avec l'application Coorganiz !

C'est gratuit !