Home » Les calendriers partagés en ligne

En France, comme quasiment partout dans le monde, l’ampleur du développement d’internet de ses services en ligne offre sans cesse de nouvelles perspectives et possibilités pour manager et organiser les emplois du temps des dirigeants et des salariés des entreprises.

Le travail collaboratif a largement fait ses preuves en matière de gain de temps et de productivité, mais également pour sa faculté à améliorer la communication interne et les relations entre les collaborateurs. Parmi les nombreuses possibilités disponibles pour mettre en place ou renforcer ce travail collaboratif, un outil d’organisation présente l’avantage d’être très simple à mettre en œuvre et à utiliser au quotidien : le calendrier partagé pour équipe de travail. Leur utilisation particulièrement intuitive permet, en outre, de ne pas être obligé d’organiser une longue et coûteuse session de formation pour les partenaires qui seront amenés à l’utiliser.

Comment fonctionnent les agendas partagés ?

Il existe deux grandes catégories de calendriers partagés : ceux qui sont proposés sous la forme d’un service totalement en ligne, comme les agendas de Google, Facebook ou Outlook, et ceux qui nécessitent de télécharger un logiciel ou une application. Dans les deux cas, les nouvelles informations ajoutées sont synchronisées en temps réel sur tous les appareils des collaborateurs concernés, que se soit sur un ordinateur, un smartphone ou une tablette tactile, à partir du moment où l’appareil est connecté à internet. Les principales fonctionnalités des plannings en ligne sont les suivantes :

  • L’accès au système est sécurisé par mot de passe, et il est possible de déterminer le niveau d’accès de chacun en autorisant certains à écrire, et d’autres à pouvoir seulement consulter le planning.
  • La possibilité d’associer des documents en pièces jointes (textes, images, vidéos) aux évènements afin de clarifier et centraliser les données, et de pouvoir établir un classement ou une hiérarchie d’importance pour chaque évènement.
  • La mise en place d’un système d’alertes et de rappels par SMS, mail, ou notifications.

Les premiers résultats visibles de cette organisation connectée sont une meilleure visibilité de l’activité globale de la structure et une simplification de la planification des tâches et missions de chaque collaborateur.

Faciliter aussi la gestion des associations

Le nombre impressionnant d’associations déclarées en France est une vraie particularité nationale, qui couvre les secteurs culturels, sportifs, ou caritatifs. Si l’on prend l’exemple d’un club sportif, le nombre de personnes concernées par l’organisation des plannings des rencontres (horaires, lieux, déplacements ou non) est considérable : les joueurs licenciés pour le match, leurs parents dans le cas de jeunes enfants, les dirigeants et bénévoles de l’association sportive. Ce processus long et complexe est, de plus, à multiplier par un grand nombre d’équipes, puisque l’on compte généralement une équipe, ou plus, par catégorie d’âge au sein d’un club, et ce, pour chaque match toutes les semaines ou presque.

Toute personne qui a déjà été impliquée dans l’organisation quotidienne de la vie associative en France comprend immédiatement l’intérêt et les bénéfices que peut lui apporter le fait d’utiliser un calendrier partagé en ligne.

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