Home » Le calendrier connecté pour les entreprises

En France comme ailleurs, la gestion d’informations des travaux professionnels est devenue un enjeu majeur au sein de l’entreprise. En effet, elle est fondamentale dans la communication et la productivité d’une société. À l’aide de quelques outils, les salariés ont la possibilité de créer, partager et remanier leurs données professionnelles (calendriers, agendas, etc.) en temps réel. Simples d’usage, ces moyens digitaux permettent d’augmenter la qualité de la communication au sein d’une structure professionnelle.

En ce qui concerne l’agenda partagé sur Mac ou sur PC (ou calendrier connecté), il permet à l’ensemble de l’effectif d’une organisation d’avoir un accès en ligne au planning de chacun. En effet, il est mis à jour en temps réel et chaque membre peut ainsi mettre en place ses tâches professionnelles selon le planning de ses collègues.

Calendrier connecté personnel et pour l’entreprise

Un logiciel numérique comme les calendriers partagés pour la famille est un outil précieux dans le partage des fichiers de travail entre les différents membres d’une organisation professionnelle ou personnelle. Le support partagé peut participer au bien-fondé d’une multitude de tâches. À savoir la composition et le suivi d’un planning, la direction d’un budget, d’un organigramme ou d’une comptabilité, la mise en œuvre de formulaires à l’image d’une étude de marché et pour finir la transmission d’un communiqué interne, du règlement intérieur ou d’une annonce.

Son espace est sécurisé par un mot de passe. Les collaborateurs peuvent ainsi accéder aux données, soit en les consultant soit avec pour objectif d’y inscrire de nouvelles données. C’est l’administrateur (généralement le chef de projet) qui gère les droits d’accès en ajoutant ou en supprimant des membres de l’équipe.

De surcroît, les options des agendas connectés sont multiples. Pour sa gestion, l’administrateur a la capacité d’envoyer automatiquement (par le biais d’une application d’agenda partagé sur internet) des courriels qui informent ses collaborateurs d’éventuels changements dans le planning, de planifier automatiquement des travaux réguliers, la création des événements adjacents sur différents calendriers partagés. Mais également de faire appel au moteur de recherche intégré dans l’appareil afin justement de rechercher dans l’historique des événements passés ou à venir, etc.

Quand les fonctionnalités de lagenda partagé sur internet pour iPhone sont dépassées dans le partage des documents digitaux, il peut être judicieux de s’orienter vers des moyens plus importants. Par exemple, une plate-forme collaborative, un réseau social interne ou un intranet.

Avantages et inconvénients des calendriers connectés

L’utilisation des calendriers connectés présente pour une structure professionnelle de nombreux avantages. Tout d’abord, les données professionnelles peuvent être consultées et corrigibles à distance, et ce, à tout moment sur tous les types supports qui lui sont compatibles (ordinateurs, smartphones, tablettes). Plusieurs utilisateurs ont même la possibilité de mettre à jour le même fichier d’information en simultané. Les données numériques sont en état d’être synchronisées, c’est-à-dire que les modifications qui sont effectuées sur un document et depuis n’importe quel support compatible sont enregistrées en temps réel. L’administrateur de l’outil choisit les utilisateurs qui auront accès aux fichiers partagés. Mais deux réserves subsistent : ne pas partager les données confidentielles et stratégiques de la société et une sauvegarde régulière des données partagées en ligne sur un support extérieur à l’exemple d’un disque dur externe.

Cependant, l’usage des calendriers connectés au sein d’une société comporte également des inconvénients. Dans un premier temps, le prix de ce type d’agenda peut être élevé. Il faut savoir que dans le prix total est inclus un service de formation.

Sans compter le temps des différents collaborateurs à maîtriser ce nouvel outil. Par ailleurs, installer ce type d’appareil dans les locaux d’un établissement professionnel oblige la direction à réorganiser son système informatique. Avec l’intervention de tous les employés impliqués dans un projet de la société dans l’agenda partagé, la hiérarchie des droits sur les données disparaît.

Et pour finir, en cas de panne ou de dysfonctionnement de l’appareil, les sociétés sont dépendantes du vendeur, notamment de ses services de maintenance.

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