Home » Utiliser l’alerte des calendriers partagés

Utiliser des avertissements sonores ou visuels sur des outils connectés et partagés est très utile pour le travail lorsque l’on désire partager un agenda ou des rendez-vous avec des collaborateurs. Cette option de gestion est aussi importante dans le privé pour partager un emploi du temps en accès commun avec son conjoint.

Ainsi, il est possible de paramétrer des événements, envoyer et recevoir des notifications avec ses contacts sur ordinateur, mais aussi par mail et SMS sur son smartphone. Quelle que soit la to do list choisie lors du téléchargement, il faut savoir qu’il existe aussi un agenda partagé sur Mac aussi disponible et disposant des mêmes fonctions. Chaque événement est créé puis diffusé à des personnes choisies.

Comment fonctionnent ces outils connectés ?

Le fonctionnement de ces applis simples à utiliser est à la portée de tous. Une fois qu’une application d’agendas partagés en ligne est créée, il est nécessaire de paramétrer des alertesliées à un événement ou d’en choisir des déjà existantes dans le menu par défaut. Elles peuvent porter sur un moment précis ou sur une journée entière selon le choix effectué.

Par exemple, pour souhaiter l’anniversaire d’une personne chère, il est possible de choisir un avertissement dans la fonction déjà pré paramétrée. Si on veut rentrer une heure de RDV, il suffit d’ouvrir le jour choisi et de rajouter l’heure en question et de la partager ensuite avec les personnes concernées. Sur un Mac, ces indications seront affichées dans le Centre de notifications.

Les avantages de ces outils connectés

Les calendriers partagés en ligne tels que celui proposé par Google permettent bien des services comme de rappeler des RDV importants à des collaborateurs ou des clients. Ils sont aussi très utiles aux dirigeants d’entreprise qui sont en voyage en permanence, car les RDV peuvent être pris de n’importe quel endroit du monde.

Dans la vie privée, lagenda partagé pour la famille permet de partager certaines tâches entre conjoints comme aller chercher les enfants à l’école, faire des courses ou se retrouver tout simplement à une heure précise pour déjeuner ensemble, etc. Ils sont disponibles sur le web et peuvent être téléchargés gratuitement.

Il y en a pour tous les supports comme les agendas partagés en ligne iPhone, mais aussi pour Mac, tablettes, PC, portables, smartphones, etc. La mise à jour en temps réel est un très grand avantage surtout quand une réunion est annulée, ajoutée ou décalée. Le gain de temps est considérable, car il n’y a plus d’appels téléphoniques à passer ou d’emails à envoyer.

Les inconvénients de l’agenda

L’inconvénient majeur de ce système reste la protection de la vie privée, car toutes les personnes avec qui on partage certaines informations sont forcément au courant de nos faits et gestes à certaines heures. Il est quand même possible d’utiliser certains filtres qui permettent de supprimer des personnes.

Dans ce cas précis, aucune machine au monde si évoluée soit-elle peut rappeler à un humain de retirer des noms de sa liste. Il faut donc rester vigilant dans ce domaine. Pour les autres côtés négatifs, ces derniers sont minimes comme les nombreux avertissements sonores pouvant troubler une réunion ou le sommeil éventuellement mais là encore, de nombreux réglages sont mis à disposition des utilisateurs.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer aux pages suivantes :

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