Home » Bien rédiger sa liste de “choses à faire”

Lorsque l’on souhaite s’organiser et être le plus efficient possible dans son quotidien ou dans sa vie professionnelle, la to do list est un outil qui peut s’avérer très utile. Néanmoins, il faut respecter certaines règles pour qu’elle remplisse tous ses objectifs et soit facile à utiliser. Car on le sait, une liste mal rédigée ou incomplète a tendance à être vite laissée de côté !

Ainsi, il est important de respecter certaines étapes et d’être méticuleux, pour obtenir un listing cohérent, réalisable et qui permette à la fois de ne rien oublier, de gagner du temps et de réduire son niveau de stress. De même, certaines erreurs courantes peuvent faire de votre listing un outil trop complexe, voire même vous rendre improductif. C’est pourquoi de nombreux outils en ligne et des applications mobiles ont été développés, permettant de rédiger votre liste simplement et de ne rien oublier.

Les différentes étapes pour une check-list efficace

La première chose à faire est de clairement définir vos objectifs et de savoir à quoi sert votre to-do list :  réduire votre stress ? Éviter la procrastination ? Optimiser votre temps ? En effet, si vous réalisez votre liste sans réellement savoir pourquoi, vous risquez de ne pas la rédiger correctement et de ne pas l’utiliser autant que vous l’auriez pensé.

Ensuite, il va falloir énumérer les tâches à réaliser, à l’avance. Autrement dit, il ne s’agit pas de rédiger un listing à la va-vite le matin avant de partir travailler. Il est important de préparer en amont sa liste, pour qu’elle soit la plus complète possible et qu’elle vous permette d’anticiper. En revanche, rien ne vous empêche de noter des choses auxquelles vous pensez au cours de la journée, puis de les réorganiser une fois rentré chez vous et au calme.

Une fois que vous avez répertorié toutes vos tâches vient le moment d’affecter des priorités à chacune d’entre elles. Mais comment prioriser votre to do list ? Il existe deux critères principaux pour classer les choses à faire :

  • L’urgence, autrement dit l’échéance proche d’un événement quelconque, qui vous oblige à effectuer telle ou telle opération dans un délai imparti.
  • L’importance : pour ne pas manquer un événement crucial ou se préparer suffisamment en amont pour un projet, il peut être judicieux de le placer en tête de votre inventaire.

Quoi qu’il en soit, vous pouvez utiliser plusieurs techniques pour mettre en place un système de priorité : classement dans l’ordre chronologique, utilisation de couleurs, numération à côté de chaque tâche, etc.

N’oubliez pas non plus de fixer des échéances ainsi que les durées estimées de chacune des tâches. Cela vous évitera non seulement d’être dépassé par les événements, mais c’est également une manière de répartir le travail de façon réaliste et censée.

Enfin, pensez à rayer les tâches de votre listing dès que vous les avez effectuées : cela vous permettra de les mettre définitivement de côté et de vous délester de l’éventuel stress qu’elles impliquaient. De cette façon, vous pouvez par ailleurs visualiser l’ensemble des choses qu’il reste à faire, et réorganiser chaque tâche si nécessaire. Effectivement, il est possible que vous ne veniez pas à bout de toutes les choses que vous aviez prévu de réaliser, soit parce que vous aviez sous-estimé le temps qu’elles devaient prendre, que votre inventaire était trop long ou que des imprévus sont survenus, vous empêchant de respecter votre planning. Dans ce cas, pas de panique ! Reprenez les tâches que vous n’avez pas pu effectuer et réaffectez-les sur les jours suivants, en pensant toujours à leur priorité.

Les erreurs à éviter

Même en respectant méticuleusement toutes les étapes de la rédaction d’un pense-bête organisé, il est possible que vous soyez dépassé par les événements ! Voilà pourquoi quelques conseils supplémentaires vous aideront à faire une to do list parfaite :

  • Ne vous imposez pas une charge de travail trop importante. Une liste à rallonge sera contre-productive : il est en effet décourageant (et anxiogène pour certains) de ne pas pouvoir réaliser toutes les tâches que l’on avait prévues.
  • Ne cherchez pas à prévoir absolument tout. Si votre listing régit chaque minute de votre vie, vous risquez d’être décontenancé face à une situation imprévue.
  • Prévoyez suffisamment en avance pour que votre pense-bête soit véritablement utile, mais évitez néanmoins de le préparer trop en amont. De nombreux événements peuvent en effet survenir entre le moment où vous rédigez votre check-list et la journée concernée, et cela pourrait bouleverser complètement votre organisation. Il est donc conseillé de s’organiser le soir pour le lendemain et/ou de mettre en place un planning pour la semaine qui suit.
  • Évitez les longues phrases qui vous donnent l’impression d’avoir une multitude de choses à faire. Ne soyez pas pour autant trop concis : vous devez pouvoir vous remémorer au premier coup d’œil à quoi correspond chaque élément que vous avez noté. Mais alors concrètement, que mettre dans une to do list ? Tout simplement une énumération sous forme de tirets, avec des verbes d’action et éventuellement des horaires et les détails jugés indispensables.
  • Pensez à découper les projets imposants en plusieurs petites actions. Par exemple, si vous avez planifié un grand ménage de printemps dans votre appartement, répartissez vos efforts en fonction des pièces ou du type d’activité (rangement, nettoyage, tri, etc.).
  • N’hésitez pas à faire plusieurs listes, notamment pour séparer vos impératifs privés et professionnels. On peut effectivement estimer qu’il n’est pas utile d’être encombré par un listing de ce que vous devez prévoir pour recevoir des amis à dîner lorsque vous êtes au bureau. Toutefois, si vous devez terminer un projet pro à domicile, pensez à mettre en commun vos 2 listes, afin d’éviter la simultanéité des tâches.

Vous voilà donc paré pour rédiger un listing efficace, sans tomber dans les petits pièges qui risqueraient de vous faire perdre du temps au lieu de l’optimiser. Cela peut sembler un peu fastidieux, mais vous vous rendrez compte qu’au fil des jours, vous intégrerez tous ces conseils et rédigerez votre liste en un clin d’œil !

Utiliser des applications pour rédiger son listing de façon plus efficace

Même si un simple morceau de papier ou un bloc-notes sur le bureau de votre ordinateur peuvent suffire à réaliser votre listing de choses à réaliser, des services en ligne et des applications peuvent vous simplifier la tâche.

Vous pouvez d’abord télécharger une application basique sous forme de bloc-notes ou de post-it virtuel, qui vous permet d’avoir un accès quasiment permanent à votre listing puisqu’il se trouve sur votre mobile. Vous pouvez ainsi noter à tout moment une obligation qui vous passe par la tête, effacer celles que vous avez déjà effectuées et vérifier ce qu’il vous reste à faire. Facile à utiliser, ce genre de service est intéressant pour rédiger sa liste de courses ou pour les événements du jour les plus importants. Cependant, leur design est souvent peu abouti et leurs fonctionnalités très limitées. C’est pourquoi des programmes applicatifs spécialisés sont également disponibles, et proposent des options qui vous aideront à être plus efficaces :

  • Des rappels, le plus souvent via une notification et parfois par SMS ou par e-mail. Cela réduira votre niveau de stress, puisque vous ne risquez plus d’oublier les tâches ni les rendez-vous majeurs.
  • Une vision globale de votre organisation : vous disposez en effet de l’ensemble de vos listings (vie privée, professionnelle, pour la famille, etc.) sur un seul support et pouvez en quelques clics avoir accès à la fois au planning journalier, aux tâches de la semaine ou du mois entier.
  • Les designs sont variés et parfois personnalisables : vous pouvez opter pour une application au style épuré ou plus sophistiqué et choisir les couleurs, les polices de caractère et d’autres éléments qui feront que vous utiliserez l’application avec plaisir.
  • Le partage du pense-bête auprès de votre conjoint, vos enfants, vos collègues, etc. afin d’organiser la répartition des tâches et de tenir informées les personnes concernées.
  • L’ajout de pièces jointes à votre bloc-notes, afin d’avoir l’ensemble des éléments dont vous avez besoin à disposition.
  • Un système de calendrier : affectez des horaires, des récurrences pour certaines tâches, déplacez vos événements d’une date à l’autre en quelques secondes, etc.
  • La prise de note vocale, pour une utilisation plus ludique et un gain de temps.

Certaines de ces options sont disponibles dans les versions gratuites des applications, mais il est parfois nécessaire d’accéder à la version Premium pour en bénéficier. Quoi qu’il en soit, il est conseillé d’essayer plusieurs de ces services avant de choisir celui qui vous conviendra le mieux, en gardant toujours à l’esprit que malgré leur côté pratique, les applis ne vous dispensent pas de suivre les étapes conseillées de rédaction d’une to do list.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer à la page suivante :

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