Home » La gestion des plannings connectés

L’utilisation d’une application d’agenda partagé et connecté dans un cadre professionnel, ou dans celui d’une association de grande taille, est devenu désormais un véritable outil de management, à la plus grande satisfaction des services en charge de la gestion des emplois du temps et de la planification des tâches à accomplir par les collaborateurs.

Les gains de temps et de productivité que procurent les agendas connectés sont accompagnés d’une amélioration générale de la vie quotidienne de l’entreprise, mais aussi d’une simplification de la communication interne entre les équipes de travail. Une simplification qui, finalement, se fait ressentir positivement sur l’ensemble des interlocuteurs des entreprises, clients compris.

Bien utiliser les nombreuses fonctionnalités

Le premier conseil pour bien utiliser un agenda partagé est de maintenir sur le long terme la rigueur quotidienne de s’y connecter pour vérifier la liste des tâches du jour, et des notifications éventuellement reçues. Par ailleurs, chaque nouvel événement doit être intégré dans le planning en respectant scrupuleusement le renseignement des informations requises pour chacun d’entre eux : date, durée, lieu, degré d’importance, et même catégorie de cet événement. Ce conseil de rigueur semble superfétatoire dans un cadre professionnel, où l’on n’a finalement pas le choix des procédures mises en place, mais s’avère plus utile et réel dès lors que l’on parle de gestion de l’emploi du temps personnel ou familial. Des contextes où l’on constate qu’il est facile de retomber dans la manie des petits papiers et post-its dispersés, des messages privés sur Facebook ou Google non vus ou vite oubliés, et dans la désorganisation due à un mauvais partage de l’information.

Le deuxième conseil concerne le fait de bien utiliser et de profiter à plein des outils disponibles sur les applications de plannings partagés, ou sur un service de calendrier en ligne, tel que Google Agenda. Ces fonctionnalités principales que l’on retrouve dans la plupart d’entre eux sont les suivantes :

  • Possibilité de définir un degré du droit d’accès, et de choisir qui peut rentrer de nouveaux événements ou projets dans le planning, et qui peut seulement le consulter. Cette procédure simple garantit la sécurité et la bonne gestion de l’agenda.
  • Mise en place des préférences pour les rappels et alertes. Il est important de définir quand, et qui doit recevoir une notification de rappel d’un événement proche. Il est également possible de procéder à l’envoi automatique d’un mail à chaque ajout, modification ou suppression dans le calendrier partagé.
  • Associer des documents (liens Google Maps ou fichiers divers) à un événement ou à une tâche, quand cela peut être utile ou nécessaire à sa bonne réalisation.

Un outil de management simple à mettre en place

La mise en œuvre des calendriers partagés présente également l’avantage d’être simple et rapide, et l’expérience utilisateur se déroule de manière très intuitive, de sorte qu’il n’est pas obligatoire d’organiser une formation spécifique du personnel amené à utiliser cet outil, ce qui est toujours appréciable dans un contexte de recherche de compétitivité.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer aux pages suivantes :

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