Home » Gérer en ligne le planning de ses équipes

Pour un responsable de ressources humaines ou pour un dirigeant d’équipe, la gestion des rendez-vous entre les collaborateurs commerciaux avec les prospects et clients ou d’autres tâches des membres de l’équipe peuvent être compliquées, surtout si certains d’entre eux sont en mission à plusieurs centaines de kilomètres des bureaux de la société.

Afin de faciliter cette organisation, des instruments offrant une solution de gestion des emplois du temps à distance ont été élaborés. Ces instruments permettent aux responsables d’organiser les missions de leurs collaborateurs notamment en offrant la possibilité de partager des agendas sur Internet. Les collaborateurs sont immédiatement informés des éventuelles modifications décidées par leurs responsables hiérarchiques, ce qui leur permet de s’organiser en conséquence.

Le logiciel Visual Planning

Il s’agit d’un instrument dont toutes les fonctionnalités sont accessibles en interface directe et qui permet une gestion en ligne flexible, intuitive et simple des missions des collaborateurs grâce au partage des agendas avec les iPhone. Sa structure multidimensionnelle permet à chaque responsable de définir lui-même les liens entre les événements et les moyens à employer ainsi que de visualiser très facilement les plans de charge. L’optimisation des disponibilités de chaque collaborateur est par conséquent nettement facilitée.

En outre, l’utilisateur peut fixer lui-même les règles de coordination de chacune des catégories de tâches. Il peut donc notamment éviter les omissions et contrôler les recours aux heures supplémentaires. Par ailleurs, ce système permet de géolocaliser les collaborateurs tout en partageant avec eux toutes les données en temps réel. Cet utilitaire procure des gains de productivité importants.

Enfin, grâce à sa simplicité d’utilisation, il n’est pas nécessaire de suivre une formation spécifique pour apprendre à s’en servir. Il peut donc être opérationnel immédiatement.

Le logiciel Staffomatic

Cet instrument a été élaboré pour offrir une réponse efficace aux besoins des responsables chargés de coordonner les tâches ainsi que les emplois du temps de leurs collaborateurs. Il permet notamment une gestion des absences pouvant résulter par exemple des arrêts de travail ou les périodes de vacances en faisant en sorte que la disponibilité des collaborateurs présents permette de remédier facilement à ce type de problème.

Les responsables apprécient également la possibilité de télécharger des données concernant les calculs des salaires et d’imprimer les feuilles de présence…

Enfin, cet instrument permet de partager les calendriers sur Internet et d’informer simultanément tous les salariés de toute modification de calendrier directement sur leurs smartphones. Cette application d’agenda partagé permet d’éviter de fastidieuses tâches résultant de la nécessité d’avertir les salariés un par un.

Le programme Planning Team Pro

Il permet de tirer un meilleur parti des ressources matérielles et des collaborateurs d’une entreprise grâce à un module de synchronisation avec GoogleAgenda. En effet, ce module facilite la gestion des données des emplois du temps qui peuvent être modifiées au moyen d’un smartphone fonctionnant avec le système iOS ou Android.

D’autre part, il est possible de travailler avec cet outil sur un ordinateur PC portable en mode connecté ou déconnecté et il est très commode à utiliser. En effet, chacune des missions confiées aux collaborateurs des différents services est représentée sur le graphique par un rectangle qui peut être déplacé très facilement avec la souris. De plus, il peut être utilisé à partir de n’importe quel lieu et il permet d’analyser le temps consacré par un collaborateur à chacune de ses missions.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer aux pages suivantes :

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