Home » To do list : l’essentiel à savoir

Établir une to do list constitue l’une des techniques de gestion des priorités les plus répandues de nos jours. Cette pratique consiste à présenter de manière optimale sous forme de listing, les choses à faire à classer par ordre de priorité.

Cette méthode d’organisation simple vous permet d’une part de ne pas oublier les actions que vous avez besoin d’accomplir au quotidien, et d’autre part de vous focaliser en priorité sur celles les plus urgentes ou les plus importantes à mettre en œuvre.

Elle trouve sa place aussi bien en entreprise que dans la sphère privée. Cependant, pour être efficace, il faut savoir comment prioriser votre to do list.

Pour vous aider à optimiser votre listing, nous vous présentons l’essentiel à savoir pour faire votre to do list.

Notons qu’en milieu professionnel, ne pas savoir gérer les priorités peut conduire à une surcharge de travail, grosse source de stress.

Comment gérer votre listing ?

Afin d’optimiser l’organisation de votre to do list, nos conseils sont les suivants :

  • Tout d’abord, définissez votre objectif du jour ou de la semaine (dans ce cas, dresser plusieurs listes).
  • Utilisez des verbes d’action.
  • Listez, pêle-mêle, toutes les actions correspondantes à votre objectif.
  • Fixez, pour chaque action, une échéance ainsi que sa durée estimée.
  • Si certaines actions prennent plus de 60 minutes à être effectuées, décomposez-les en plusieurs sous-actions.
  • Affectez une priorité à chaque action en fonction de son caractère « urgent » ou « important ». Par exemple : urgent et important, urgent mais pas important, pas urgent mais important, pas urgent et pas important.
  • Reclassez enfin l’ensemble par ordre de priorité.
  • Rassemblez les items du même genre ou nécessitant le même type d’action (coups de téléphone, sorties, etc.), pour plus d’efficacité en matière de management du temps.

Dès que vous avez accompli une action, biffez-la. Ce geste, source de satisfaction personnelle, aura aussi pour effet de contribuer à vous alléger l’esprit et à vous éviter la surcharge mentale.

Les avantages de la to do list

Dresser une liste des choses à faire et savoir comment le prioriser présente de nombreux avantages. En voici quelques-uns.

Réduction du stress

C’est un outil efficace d‘optimisation du temps et de réduction du stress. En couchant sur papier l’ensemble des travaux que vous avez à accomplir, vous ne perdrez plus de temps à vous rappeler de ce qui est et ce qui reste à faire. Puisque ces idées ne viennent plus perturber votre esprit, des points d’anxiété se voient ainsi éliminés. Vous évacuez ainsi le sentiment d’être débordé(e).

Meilleure organisation au quotidien

Faire un listing vous permet d’y voir plus clair dans votre manière d’organiser votre vie. En notant le nombre de tâches à effectuer par jour, la durée de réalisation de chacune d’elles, et en observant les moments les plus favorables pour leur accomplissement, vous connaîtrez mieux votre rythme de travail. Vous pourrez alors optimiser votre to do list, tout en vous connaissant mieux vous-même, autrement dit vos capacités et vos limites.

Source de motivation

Biffer chaque mission accomplie procure un sentiment de joie et de satisfaction, un sentiment d’avoir fait du bon travail. Ce qui constitue autant de sources de motivation.

Et à la fin du jour, voir les traits s’accumuler boost le moral et regonfle l’ego à bloc. S’il y a des actions non achevées, leur réalisation sera reportée au lendemain. Quoi qu’il en soit, en quittant votre bureau, il est recommandé de ne pas rester accroché à son planning et de savoir décrocher.

Aide pour éviter les oublis

Noter chaque tâche qui vous vient à l’esprit vous évite de l’oublier. Cela permet de se souvenir des échéances importantes, et de vous concentrer sur les travaux les plus urgents et/ou importants.

En rédigeant votre listing la veille, vous vous accordez en outre toute la nuit pour voir si d’autres idées ne vous viendraient pas en tête.

Vous pourrez ensuite compléter votre listing le matin suivant.

Quelques erreurs à éviter

Évitez de lister une trop grande quantité de travail à abattre. Cela n’aurait pour effet que de vous placer devant un défi quasi insurmontable. Raison pour laquelle il est essentiel de décomposer les actions trop complexes en plusieurs sous-actions. Bref, la to do list doit être composée de petites actions, de 2 à 30 minutes, voire de 60 minutes maximum.

L’autre erreur est celle de ne pas fixer d’échéances. Sans date de fin, les tâches concernées risquent fort de rester inachevées.

Et enfin, n’oubliez pas de laisser du temps pour l’imprévu ! Ne planifiez que 40 % à 60 % de votre temps, et remplissez le reste par les routines et les imprévus.

La surcharge de travail, 1re cause de stress

Prendre l’habitude de planifier sa journée en faisant un listing des choses à faire est important.

Car, lorsque les responsabilités professionnelles sont trop nombreuses et qu’on ne sait pas les gérer, on peut ne plus savoir où donner de la tête. Or, une surcharge trop importante de travail entraîne le plus souvent :

  • Sur le plan psychologique : oppression, nervosité, fébrilité, irritabilité, culpabilité, stress.
  • Sur le plan physique : mal de dos, insomnie, infarctus, etc.
  • Sur le plan professionnel : difficultés à exécuter convenablement son travail, même les obligations minimes ; un manque d’anticipation, de réactivité et de créativité.

Parmi les raisons d’une telle surcharge figurent :

  • Une mauvaise répartition du travail, le défaut de délégation ou la non-demande d’aide.
  • La peur de dire non : par peur de perdre leur poste ou d’être perçus comme non motivés, certains employés acceptent les surcharges de travail.
  • Le perfectionnisme : ce trait de caractère est presque un handicap, car dans un monde de travail qui promeut la réactivité, il faut également accepter de ne pas pouvoir aller au fond des choses.
  • Le manque de priorisation : rappelez-vous vos priorités, car en voulant réussir, il ne faut pas tout sacrifier non plus !

Selon l’Express Emploi, la surcharge de responsabilités constitue la toute première cause de stress en milieu professionnel. Elle peut même mettre la personne en danger.

Donc, afin d’éviter les risques autant pour l’employé que pour l’entreprise, le mieux est toujours de savoir reconnaître les premiers signes d’épuisement, afin d’y remédier le plus tôt possible.

En tous les cas, il est essentiel de savoir bien s’organiser au quotidien. Vous pourrez trouver en ligne de bons logiciels de to do list.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer aux pages suivantes :

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