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Le principe du partage de planning sur internet consiste à en autoriser l’accès en mode public ou privé. L’admission des utilisateurs se fait sur invitation. Une fois qu’ils ont accepté votre partage, votre planning s’affiche alors dans leur liste d’agendas.

Vous aurez également à définir les droits que vous souhaitez accorder à chaque participant : modification, lecture seule, etc.

Mais pour pouvoir jouir de tous les avantages offerts par cet outil, encore faut-il connaître les meilleures pratiques d’utilisation d’un agenda ! Zoom sur nos recommandations.

Comment optimiser la planification de votre emploi du temps ?

Si le calendrier figure parmi les moyens les plus pratiques pour gérer son temps, encore faut-il savoir l’utiliser correctement afin de profiter de tous ses bienfaits. Voici l’essentiel à savoir.

Tout centraliser sur un seul agenda

Détenir plusieurs calendriers de différentes sortes (papier, électronique, bureau…) pour chaque domaine de la vie (perso, familial, pro, etc.) est monnaie courante. Seulement, éparpiller les obligations et séparer vie privée et travail peut vite vous donner du fil à retordre dans vos efforts de maîtrise de votre temps.

Parce qu’il est plus facile de gérer un seul planning que plusieurs, centraliser tous ses engagements en un seul endroit permet par la suite d’avoir une vue d’ensemble des événements à traiter.

Faire la différence entre agenda et liste de tâches

Il est important de garder à l’esprit que l’agenda n’est pas une to do list, et vice versa. Pourquoi ? Parce que si le premier a pour rôle la planification de la journée ou de la semaine (voire du mois et de l’année), le second consiste en une liste de tâches souvent non prioritaires à accomplir, sans indication d’échéances.

Il n’est donc pas rare de reporter la réalisation d’une tâche de cette liste le lendemain ou le surlendemain, chose difficilement faisable avec un rendez-vous chez le dentiste par exemple.

Cependant, planning et to do list constituent deux outils complémentaires. Et c’est en les utilisant conjointement que l’on peut le mieux gérer son planning. Avec à la clé, une bonne maîtrise du temps et des priorités.

Organiser votre emploi du temps à moyen-long terme

En tant qu’outil d’organisation, votre planning doit vous aider à gérer votre emploi du temps à court et moyen terme, voire sur le long terme. Ceci constitue en fait le principal objectif de ce système de gestion du temps. Et ne pas inclure cette optique dans votre manière d’utiliser votre planning serait tout simplement regrettable.

Aussi, afin d’assurer une pratique de planning efficiente, il est recommandé, avant le début de chaque semaine, de dresser votre plan d’action pour la semaine à venir. Une telle planification de la semaine va bien sûr de pair avec une programmation de chacune de vos journées la veille, pour un maximum d’efficacité.

Par ailleurs, plutôt que de planifier une seule tâche à un moment donné, consacrer une plage de temps pour exécuter plusieurs tâches du même genre où nécessitant le même type d’action (coups de téléphone, sortie…) permet une organisation du temps encore meilleure.

Bref, utiliser correctement un outil de planification implique de tenir compte de ces quelques principes. Et toutes les meilleures pratiques de planning — que l’on utilise un outil partagé ou non — ne peuvent n’en occulter aucun.

Fonctionnalités et avantages des calendriers partagés

Une fois les principes de base de l’usage optimal d’un planning acquis, vous pouvez plus facilement gérer le calendrier partagé que vous avez créé pour organiser la vie de votre famille, celle de votre couple ou encore celle de votre entreprise.

Les fonctionnalités du planning partagé

En fonction de l’application utilisée et des fonctionnalités qu’elle propose, cet outil peut permettre à son administrateur de :

  • Autoriser/annuler l’accès du planning à plusieurs personnes.
  • Gérer les droits d’accès au planning, pour chaque participant (lecture seule, modifications partielles, accès complet).
  • Créer plusieurs groupes de personnes autorisées au partage.
  • Créer plusieurs agendas et les configurer.
  • Créer, ajouter ou modifier des événements et rendez-vous.
  • Bénéficier d’un envoi automatique d’e-mail à chaque membre du groupe à chaque mise à jour du planning.
  • Déterminer l’importance de chaque événement.
  • Profiter d’une planification automatique des événements récurrents.
  • Afficher les périodes de disponibilité (absent, libre, occupé) de chaque participant.
  • Sauvegarder, imprimer, importer des plannings, mais aussi de les exporter vers d’autres formats de fichiers (Word, Excel, PDF, etc.).
  • Synchroniser les données en temps réel sur plusieurs appareils (ordinateur, assistant personnel, smartphone), grâce au réseau sans fil (Wifi, réseaux mobiles, Bluetooth, hotspots Wifi) ou à une connexion câblée.
  • Sécuriser l’accès à l’agenda par un mot de passe.
  • Mettre en place un système de rappel.
  • Utiliser des codes couleur.

Notons que des applications proposent des organisations prêtes à l’emploi et personnalisables pour les familles (recomposées ou non), les personnes aidantes, les entreprises, les loisirs, etc.

Les avantages offerts par ce type de service

Les plannings partagés sur le web offrent de nombreux avantages, parmi lesquels :

  • Une optimisation de son temps.
  • Une meilleure efficacité au quotidien, tant sur le plan personnel, familial que professionnel.
  • Une meilleure communication entre les membres du groupe qu’il s’agisse d’amis, d’une famille ou de collègues.
  • Une harmonisation de votre emploi du temps avec les plannings de vos collaborateurs et partenaires. Et en cas d’indisponibilité de votre part, les autres peuvent immédiatement prendre les dispositions qui s’imposent.
  • Pour une entreprise, une productivité et un gain de temps accrus, car plus besoin de faire de multiples allers-retours de mails pour s’enquérir de la disponibilité de chacun.
  • Pour un manager ou un entrepreneur, possibilité d’avoir une vue globale du planning de chaque membre de l’équipe ou de chaque salarié.
  • Pour les personnes très mobiles, appelées à se déplacer souvent, accès en permanence à la version mise à jour du planning, grâce à une simple connexion internet.

Les applications d’agendas à partager sur internet

Les services de partage de calendriers sont apparus avec l’arrivée des smartphones. Ainsi, grâce à des applications telles que Apple Calendar, Google Calendar ou encore Microsoft Outlook, vous pouvez procéder au partage de votre planning en ligne depuis votre iPhone ou votre téléphone Android.

Ces applications vous permettent de bénéficier de nombreuses fonctionnalités agenda, par exemple celles d’intégrer des événements Facebook.

Si vous souhaitez encore plus d’informations à propos des applications de planning partagé sur le web, cliquez ici.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer aux pages suivantes :

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