Home » Gérer les plannings grâce à un logiciel

Alors qu’un calendrier partagé pour les petites entreprises peut suffire quand il s’agit de mettre en place le planning de quelques employés, un logiciel plus complet peut devenir indispensable pour faire concorder les emplois du temps d’un grand nombre de salariés. Il permet une organisation efficace et s’avère avantageux pour l’ensemble de la structure, des employés aux managers, en passant par le service des ressources humaines.

Des solutions similaires, mais plus simplistes sont également disponibles pour gérer le quotidien, afin de disposer d’un calendrier complet sur son ordinateur. Il suffit alors d’entrer vos horaires de rendez-vous comme vous le feriez sur un agenda papier, mais avec la possibilité de faire des modifications sans rature et d’avoir une vision globale sur les mois à venir !

Les services destinés aux entreprises

Beaucoup des logiciels d’emploi du temps sont des outils professionnels pour s’organiser en entreprise. Leur fonction principale est l’agencement du planning des salariés puisque les programmes les plus aboutis permettent d’instaurer et de suivre les horaires de travail, mais également les congés, les absences, les pauses, la formation, etc.

C’est également une aide précieuse pour être en accord avec la législation en vigueur. En effet, l’outil prend généralement en compte le cadre juridique pour proposer les emplois du temps, et il est régulièrement mis à jour pour tenir compte des évolutions légales.

Au-delà de l’aspect pratique et du gain de temps, un logiciel de planning permet aussi d’optimiser et de répartir au mieux les tâches pour plus de productivité. Si les effectifs sont réduits durant une période où un projet important est en cours, le logiciel va aider le manager à savoir s’il est possible de mettre en place des heures supplémentaires, de réaffecter des missions, etc.

Ce type de service s’adresse également aux professeurs, instituteurs et directeurs d’établissements scolaires. Il facilite en effet la réalisation d’emplois du temps cohérents entre les différentes classes grâce à la création automatique de planning. D’autres fonctionnalités viennent parfois s’ajouter : répartition des élèves dans les classes, accès au calendrier à distance, etc.

La gestion de la vie quotidienne à l’aide d’un logiciel

Dans le cadre privé, un logiciel peut également s’avérer utile quand on se demande comment on pourrait organiser son temps. Il existe en effet des programmes sur PC et Mac, en complément des agendas partagés et applications mobiles, pour planifier ses rendez-vous, s’organiser en tant que maman, créer un calendrier pour toute la famille, etc.

Souvent plus simple qu’un produit destiné aux entreprises, ce type de logiciel n’en reste pas une solution intéressante, qui peut remplacer ou compléter une application sur iPhone pour organiser son emploi du temps par exemple. La majorité de ces programmes dispose des fonctionnalités suivantes :

  • Création d’un agenda par jour, par semaine, par mois voire à l’année.
  • Assignation de tâches à chaque participant du planning.
  • Mise en place d’événements récurrents, etc.

Toutefois, ces programmes souffrent d’un design assez rudimentaire, qui ne les rend pas très attrayants : ce sont des outils qui visent la praticité plus que le plaisir d’utilisation. Par ailleurs, il n’est pas toujours possible de diffuser votre agenda, comme vous le feriez en quelques clics pour partager votre to do list sur iPhone ou votre liste de mariage via une application mobile.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer aux pages suivantes :

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