Home » Une organisation synthétique : la to do list

En termes de gestion et de planification de temps, la nature ne nous a pas tous dotés de la même rigueur et de la même capacité à se projeter dans le futur. Si pour certains, il est facile, voire naturel, d’organiser sa journée à l’avance, ce n’est pas le cas de tout le monde.

Pour combler ce déficit naturel, des outils et des astuces ont été mis au point. La to do list est un procédé simple et efficace qui permet de gérer les tâches d’un projet ou de sa vie quotidienne. Les actions peuvent être indépendantes les unes des autres, ou bien réalisées dans un ordre précis.

S’organiser demande du temps et de la rigueur, mais des outils existent afin de vous accompagner au mieux dans la réalisation de vos objectifs. Ce processus de gestion de tâches vous sera tant salutaire sur le plan privé que sur le plan professionnel.

Quels sont les avantages d’une méthode de gestion de temps précise dans son activité et sa vie privée ? Qu’est-ce que la to do list et pourquoi opter pour cette méthode ? Quels sont les outils permettant d’optimiser au mieux cette méthode de gestion de temps ?

L’organisation, clef de la réussite ?

Lorsque l’on parle de gestion de temps, il ne faut pas seulement y voir les actions relatives à son activité professionnelle. L’organisation s’effectue tout au long de la journée même sur des actions simplistes. Cette dernière doit vous apporter de la sérénité et vous empêcher d’être pris de court.

Toutes les personnes avec un emploi du temps chargé y ont recours. Du patron d’entreprise jusqu’aux parents de famille nombreuse, en passant par les célébrités.

C’est cette rigueur qui permet à toutes ces personnes de pérenniser leurs activités professionnelles tout en gardant une vie privée. On parle alors d’autodiscipline et c’est bien cet élément qui est la clef de toutes les réussites.

Le répertoire de choses à faire

Dans votre vie quotidienne, vous vous êtes surement retrouvé pris au dépourvu par une chose que vous avez oublié de faire à temps. Il peut simplement s’agir des activités de maison (ménage, repassage, cuisine, etc.) ou d’une course imprévue. Mais également des idées de projets qui peuvent vous être d’un grand secours.

Il est très difficile de se souvenir de toutes les idées qui traversent constamment nos pensées durant 24h. C’est pourquoi il est important de les noter le plus rapidement possible sur un papier.

Une fois ces notes sorties de votre tête et calligraphiées sur une feuille, il ne vous reste plus qu’à les organiser dans un répertoire. Classifier vos obligations en deux catégories :

  • Les petites choses à faire : envoyer un message d’anniversaire, faire les courses, faire des virements bancaires, envoyer un mail, etc.
  • Les actions importantes : les actions dans le cadre privé et professionnel importantes.

Attention, toutes les actions que vous choisissez de mettre dans votre répertoire doivent être réalisables.

Comment rédiger facilement votre liste ?

Votre to do list doit comprendre toutes idées qui vous passes par la tête. Il est important d’allouer une petite partie de votre temps à la classification de votre répertoire de chose à faire. Le temps que vous passerez à organiser vos besognes quotidiennes vous en fera gagner bien plus derrière. Comme cité plus haut, vous devez classer vos idées par durée et par importance.

Une petite annotation à côté de la tâche comprenant le temps que vous pensez y accorder vous aidera dans votre classification. Par exemple, effectuer les courses alimentaires hebdomadaires demande en moyenne 30 à 60 minutes. Cette durée vous indique les activités gourmandes en temps et les activités rapides.

Ainsi, vous pouvez organiser votre temps libre en commençant par des petites obligations demandant très peu de temps pour finir sur des actions plus longues. Cette technique permet d’abattre la majorité de votre inventaire en peu de temps et vous apporter de la satisfaction. C’est un élément essentiel pour garder cette rigueur inébranlable.

Votre répertoire doit également comprendre une classification par importance en plus de la durée. Les actions les plus importantes doivent être réalisées en premier lieu. Gardez en tête que votre liste doit être réalisable tant en matière de tâche qu’en matière de temps. Elle ne doit ainsi pas être trop volumineuse, environ 3 heures maximum par jour.

Afin d’établir au mieux votre répertoire, vous devez connaitre la différence entre une action urgente et une action importante. Une besogne urgente doit être effectuée en premier lieu, car sa non-exécution peut être lourde de conséquences. Par exemple, payer ses impôts avant la date butoir.

Une activité importante, quant à elle, doit être réalisée afin de vous permettre d’avancer dans vos objectifs. Le fait de la réaliser dans les temps permet de progresser et évite qu’elle ne se transforme en action importante et urgente.

Les différents outils pour vous faire gagner du temps

Pour la rédaction de votre inventaire, plusieurs choix s’offrent à vous. Si auparavant, une simple feuille de papier suffisait, il n’en est rien aujourd’hui. À l’ère de Facebook et du numérique, il est plus que normal que ces techniques suivent ce courant novateur.

Ainsi, de nombreuses applications vous sont proposées sur votre smartphone Android ou iPhone. Les agendas ne rentrent pas dans cette catégorie, ces applications sont de véritables outils de travail mis à votre disposition pour gagner du temps.

L’application Coorganiz est un savant mélange de ce qui se fait de mieux en matière d’outils de gestion et de communication. Il vous est possible de créer plusieurs listes et de les partager avec les personnes concernées. De plus, un chat interne est disponible pour un échange plus simple et rapide des informations.

Ces outils viennent se coupler sur un agenda facilement modifiable. Des alertes et des rappels peuvent être activés pour ne pas oublier vos besognes quotidiennes.

Ces applications sont pour la plupart gratuites et ont une prise en main des plus faciles. Elles apportent à leurs utilisateurs de la sérénité et de la rigueur dans leurs manières de travailler. Il s’agit là d’un bon moyen pour pallier au stress professionnel et éviter également le surmenage.

Les avantages d’une liste pour gérer son quotidien

Les listes permettent, entre autres, de ne rien oublier. Lorsqu’une tâche vient s’ajouter à votre planning, il devient très facile de la noter et de la classer. Une journée étant généralement bien remplie, il n’est pas rare d’oublier certains devoirs à accomplir.

C’est également un excellent moyen pour mieux s’organiser. En établissant et listant vos différents objectifs à accomplir, vous vous offrez une meilleure vision de votre quotidien. Il est alors plus aisé de quantifier le temps que vous allez allouer à chaque tâche. Ainsi, vous pouvez anticiper plus facilement le nombre d’actions réalisables en plus de votre activité professionnelle et de votre vie privée.

Le répertoire de choses à faire permet de gagner du temps. Comme cité ci-dessus, la classification des tâches par rapport à leur durée permet de se focaliser sur les grandes tâches. Par ailleurs, les tâches moins gourmandes en temps peuvent être réalisées durant une simple pause.

Bien entendu, la finalité de cette astuce est d’augmenter votre productivité, mais pas seulement. Elle a également pour objectif de vous donner un sentiment d’ordre et de contrôle. Le rythme de vie étant de plus en plus élevé, il n’est pas rare de se sentir totalement déborder par les événements.

Ces situations engendrent beaucoup de stress pouvant causer des ennuis psychologiques comme des dépressions. Ces conseils permettent de lutter contre le stress et apportent en plus un sentiment de satisfaction quant à l’accomplissement de son programme.

De la méthodologie dans ma vie au quotidien

Si notre emploi occupe la plus grande partie de notre quotidien du lundi au vendredi, il n’en est rien le week-end qui se passe essentiellement à la maison. La fin de semaine est consacrée au repos et aux activités de plaisir. Il n’est néanmoins pas nécessaire de se défaire de ses bonnes habitudes.

En effet, votre répertoire de choses à faire peut se révéler très précieux même le week-end. Elle vous permettra d’accomplir de nombreuses tâches en un minimum de temps et surtout de ne pas oublier chacun de vos souhaits.

La vie de famille est un parfait modèle de rythme soutenu nécessitant de l’ordre. Entre une semaine bien remplie par le travail et l’éducation de ses enfants, il ne vous reste alors que le week-end. Mais cette période est généralement remplie d’actions que l’on n’a pu exécuter entre le lundi et le vendredi.

De ce fait, il est important de ne pas créer une chaîne de tâches en cascade reporter d’un jour à l’autre, sans quoi vous risquez de ne plus avoir de temps libre même le week-end.

Si de simples astuces de gestion de temps peuvent servir à lutter contre le stress et le surmenage, il serait dommage de s’en priver. Dans une société toujours plus exigeante envers ses acteurs, où la productivité est le mot d’ordre et où la vie privée s’évince petit à petit, il est indispensable de protéger sa santé.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer à la page suivante :

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