Home » Outil d’organisation : améliorer sa gestion du travail

Débordé par le travail ? Et s’il ne s’agissait que d’un simple problème de planification ?

Avec une vie professionnelle toujours plus prenante et une vie de famille non moins intense, il peut s’avérer difficile d’y voir clair ! L’organisation est la clé de votre salut !

Que vous préfériez un support papier, ou une solution dématérialisée, sachez que de nombreux outils sont à votre disposition. Toutefois, sachez qu’il n’existe pas de formule magique ni de solution miracle. En revanche, il existe des méthodes efficaces et différents supports pour vous permettre de vous en sortir.

Depuis la planification de projet, jusqu’à l’exécution de tâches récurrentes, il est possible de tout piloter sans se perdre. Le tout étant de choisir la solution la plus adaptée à votre personnalité, ainsi qu’à votre façon de travailler.

Voici quelques conseils à appliquer pour optimiser votre efficacité.

Se mettre au boulot pour de bon !

Un des conseils les plus simples à appliquer, c’est l’abandon du smartphone durant les heures de travail.

Trop souvent ce petit appareil nous distrait et capte à tort notre attention. Bien que la navigation sur les réseaux sociaux soit interdite, combien d’entre vous sont déjà allés sur Facebook pendant les heures de bureau ?

Eh bien oui, quasiment tout le monde ! Lorsque vous vous mettez à l’œuvre, tâchez de vous y tenir. Aussi bête que cela puisse sembler, changer ses habitudes à ce niveau-là, change énormément de choses. L’attention devient meilleure et l’envie de travailler s’émousse moins rapidement.

De même, si votre emploi vous le permet, ne consultez pas vos mails à tout va ! Une consultation le matin, une autre en début d’après-midi, et éventuellement une le soir. Dans l’idéal, 2 fois par jour suffisent. L’effet est le même que celui des réseaux sociaux, l’attention continue s’en trouve grandement améliorée.

Si malgré cela vous n’y arrivez toujours pas, peut-être qu’un outil pour organiser votre temps serait le bienvenu.

Quels outils peuvent vous aider à vous y retrouver ?

L’outil miracle n’existe pas encore. En fonction de votre besoin et de vos habitudes, certaines solutions seront plus pertinentes vous concernant.

L’agenda

Très répandu, il permet de visualiser en un coup d’œil ce que la journée vous réserve. C’est un bon support d’organisation du temps. Vous pouvez y consigner tous vos rendez-vous, vos échéances ainsi qu’en faire un pense-bête. Très souvent, les utilisateurs d’agenda apprécient de pouvoir noter une idée avant de l’oublier.

Très utile, il a néanmoins ses limites. Bien que vous puissiez y noter votre to do list par exemple, ou quelque autre information, elle ne sera connue que de vous. Il n’est pas forcément très commode si le planning concerne toute la famille. Néanmoins, il existe maintenant des modèles rechargeables. Plutôt que de le jeter 1 fois par an, il suffit de changer le contenu, à l’aide d’une recharge prévue à cet effet.

Le calendrier mural

Si vous avez une petite tribu, vous savez à quel point les rendez-vous d’un côté et de l’autre peuvent être nombreux. Le calendrier mural est l’idéal pour une vision panoramique d’une période donnée. Certains sont pensés pour y faire apparaître des événements bien en évidences. Ils sont vendus avec des aimants ou des stickers, qui permettent de personnaliser ce type de calendrier et d’y apposer son code couleur. C’est une bonne façon de s’approprier la méthode.

En revanche, difficile d’y faire tenir beaucoup de détails. C’est pour cette raison qu’il ne présente que peu d’intérêt à l’échelle du professionnel. En revanche, il peut être idéal pour s’organiser en tant que maman.

La solution digitale

Dans le cadre  professionnel, c’est certainement ce type de solution le plus performant. Des outils tels que Trello par exemple, permettent de partager un planning commun avec plusieurs personnes. Dans le cadre d’un projet partagé par exemple, il peut s’avérer très efficace compte tenu de ce qu’il permet :

  • Partage de documents.
  • Possibilité de voir l’avancement de chaque tâche.
  • Rappel par alarme : très appréciable en cas de délai buttoir.
  • Visualisation et répartition simplifiées.
  • Envoi automatique d’un mail en cas de changement ou d’alerte.
  • Etc.

La plupart de ces solutions se présentent sous la forme de programmes, ou d’applications directement installées sur le téléphone. Très simples d’utilisation, elles permettent une gestion très fine de tous les points importants.

Plus qu’un outil, peut-être vous faut-il une méthode ?

La méthode Pomodoro, vous connaissez ?

Cette façon de faire alloue un temps précis à l’exécution d’une tâche. Une fois ce temps défini, il ne vous reste plus qu’à vous chronométrer !

Des applications et différents programmes en ligne permettent de la mettre en place. Attention, cette méthode est à double tranchant ! Le délai que vous définissez doit suffire pour arriver à vos fins. Si ce n’est pas le cas, de 2 choses l’une :

  • Soit votre diagnostic est erroné et vous n’avez pas prévu un délai suffisant.
  • Soit vous vous perdez au fur et à mesure que vous avancez.

Dans les 2 cas, il est alors impératif de repenser votre façon de travailler ! Chacune de ces 2 situations est révélatrice d’un manque de maîtrise de votre sujet. Peut-être vous laissez-vous emporter par des détails qui n’ont pas l’importance que vous y accordez.

La méthode Pomodoro n’est pas la seule, néanmoins, sa mise en place est simple et rapide. De plus, elle permet de rapidement se rendre compte de nos failles. Si l’objectif à atteindre est systématiquement inatteignable, c’est qu’il y a un vrai problème.

Ce qui est vrai pour le professionnel l’est pour la famille

Très souvent, les retardataires chroniques à leur poste le sont également au quotidien. Malheureusement, cela peut s’avérer très vite contraignant. Imaginez votre petit dernier en train d’attendre devant l’école que vous veniez le récupérer. Le cauchemar !

Il est donc possible d’adopter les mêmes réflexes pour organiser privé et professionnel. Un outil tel que Coorganiz par exemple, permet de partager un agenda commun avec les membres de votre maisonnée et de répartir des tâches à chacun. Ainsi, plus personne ne pourra vous lancer ce fameux “Ah, mais je ne savais pas ! “.

Au lieu de suivre l’avancement d’un projet, c’est l’avancement des corvées que vous pourrez pister ! Au lieu de simples ressources humaines, il s’agit de votre famille ! Le quotidien de tout le monde s’articule ainsi autour d’un agenda commun. De plus, il est possible de modifier en temps réel toute information et d’en alerter les membres du groupe. Très pratique en cas d’empêchement, il devient possible de transférer l’action au conjoint ou aux enfants.

Ces solutions sont de vrais plus pour une organisation en famille efficace.

Les outils de gestion du temps existent, utilisez-les !

Si votre quotidien se résume à courir pour essayer de respecter le planning, c’est qu’il y a un problème ! “Rien ne sert de courir, il faut partir à point “, les proverbes mentent rarement.

Essayez d’adopter un système d’organisation et d’optimisation de votre temps. Parfois, passer 5 minutes à planifier quelque chose permet d’économiser énormément de temps. De plus, l’avantage de ces agendas partagés, c’est qu’ils permettent également le partage de documents. Ainsi, finis les rendez-vous où il manque un papier ! Vous avez la possibilité de mettre en mémoire tous vos documents importants.

L’autre avantage, c’est de condenser dans un seul outil votre planning familial et professionnel. Les ressources nécessaires dans un cas comme dans l’autre sont à votre disposition à tout moment. Au même titre que ces outils peuvent faciliter votre organisation professionnelle, ils peuvent vous aider à l’échelle de votre foyer. Au lieu de tout articuler autour d’un projet, c’est autour de votre famille que l’agenda s’organisera.

Si vos projets professionnels méritent d’être gérés et optimisés à l’aide d’un agenda connecté, pourquoi ne serait-ce pas le cas de votre famille ?

À chacun sa méthode

L’exemple des pense-bêtes est très parlant. Pour certains c’est le moyen de ne rien laisser passer, pour d’autres c’est une véritable source de stress ! Avoir sous les yeux, en permanence, l’ensemble de ce qui les attend, les rend littéralement malades !

Regrouper tout son emploi du temps, toutes ses informations, ses projets et ses notes sur un seul et même support permet une gestion centralisée et optimale. La gestion du temps s’en trouve grandement facilitée. Cette organisation simplifiée vous soulagera d’une énorme source de stress !

Certes, tout changement demande une période d’adaptation, néanmoins, une fois les premiers résultats perceptibles, l’élan sera général ! Même les plus récalcitrants en comprendront rapidement l’intérêt ! Le but est avant tout de faciliter l’organisation de tous, pour que chacun profite davantage de son temps.

Si jusqu’à présent, ce type de solution n’était qu’un projet, nous espérons vous avoir suffisamment éclairé pour franchir le pas ! Tous ceux qui ont adopté ce type de support ne peuvent plus s’en passer. De plus, il y a fort à parier pour que votre smartphone ne vous quitte jamais, surtout si vous êtes parent. Autant en profiter pour avoir dans la poche la solution à votre problème d’organisation !

Ne voyez pas dans ces outils de gestion une source de difficulté supplémentaire, mais plutôt une solution simple et efficace, qui pourrait enfin vous permettre de vous libérer du temps.

J'organise mon quotidien avec l'application Coorganiz !

C'est gratuit !