Home » Quels outils pour favoriser la vie de votre entreprise ?

L’organisation des entreprises incombe à tous les éléments qui la composent. Quelle que soit la taille, sa bonne marche a pour corollaire sa structuration. C’est une condition sine qua non de sa réussite, et pour cela elle doit se doter d’outils, classiques ou modernes. Ils peuvent tendre vers une forme de modernité, de sophistication selon le type d’activité, le rayonnement, le partenariat, etc. Ou au contraire, se satisfaire des bonnes vieilles méthodes. Quoi qu’il en soit, ils seront des leviers indispensables pour que le groupe, qui constitue la force vive de l’entreprise, travaille le plus efficacement possible dans un but commun.

La structure et l’organisation de votre société sont évidemment liées à des facteurs bien précis :

  • L’ancienneté.
  • La taille.
  • La finalité (services publics, association loi 1901, productions classiques, etc.).
  • L’environnement (juridique, économique, etc.).

Pour appréhender au mieux les différents types d’organisations, il est préférable d’adopter une approche systémique. C’est-à-dire qu’il faut considérer le lieu d’exercice comme un ensemble d’éléments interdépendants qu’il convient d’analyser conjointement. C’est cet ensemble qui guide la pratique, le pilotage du navire.

Structurer l’entreprise, son projet

Un des moyens les plus évidents et aussi l’un des plus parlant est sans conteste l’organigramme. Il informe, au sein et à l’extérieur de la société, sur les composantes hiérarchiques, fonctionnelles et organisationnelles. Il éclaire sur la pluridisciplinarité et l’articulation de toutes ces différences qui forment un tout. À noter que s’il existe un grand turn-over sur certains postes, il devra régulièrement être mis à jour afin de ne pas perdre sa fiabilité, notamment pour les nouveaux arrivants. C’est une petite partie, non négligeable, de la vitrine de l’entreprise qu’il ne faut pas négliger. Il est un code commun à tous, qui permet de clarifier les positions des uns et des autres dans la hiérarchie et le partage des responsabilités. Il peut en outre vous aider à une analyse en cas de conflit ou de dysfonctionnement, par exemple.

S’il est indispensable, l’organigramme reste incomplet notamment en ce qui concerne les tâches et les fonctions des différents métiers. Les fiches de poste complètent plutôt bien ce dispositif. Elles sont des éléments essentiels à la bonne vie interne.

Ce sont des écrits qui formalisent un grand nombre de données importantes, et qui ne servent pas simplement à l’information ou à la communication. Ils déterminent les missions, les compétences requises et l’ensemble des tâches dans le domaine d’activité visé. Ils facilitent le recrutement et par conséquent facilitent l’intronisation des nouvelles recrues. De plus, ils offrent une vision globale de la structure et de ses composantes aux dirigeants, leur permettant ainsi de réajuster, de redéfinir tel ou tel poste.

Les leviers classiques et indispensables

Dans le même ordre d’idées, on trouve bien entendu toutes les ressources communes mises en œuvre dans les entreprises, et qui ont encore aujourd’hui voix au chapitre. Au premier rang, nous pouvons citer les réunions. Toutes les formes d’échanges, formels, informels, participent de la bonne santé de l’institution, à des niveaux différents, cela va de soi.

Les réunions, donc, qu’elles soient de cadres ou d’équipes servent à diffuser les flux d’informations, qu’ils soient horizontaux ou verticaux. Au-delà de son rôle de coordination des actions et de maintien de la dynamique de groupe, il permet bien souvent de désamorcer des conflits latents. La parole, si elle est libre, est un formidable outil de cohésion, d’apaisement et de motivation. Au contraire, elle ne doit pas être un lieu terne, lisse. Les antagonismes, les divergences peuvent être autant de points de départ à des idées novatrices, ou à un dépassement de soi.

Ce sont aussi des lieux ou l’on peut évaluer l’action des uns et des autres, et surtout les objectifs communs. Même si aujourd’hui les réseaux sociaux ou les messageries instantanées visent à la supplanter, la réunion reste un moyen utile et efficace de coordination et de transversalité pour peu qu’il soit correctement construit.

Un monde en pleine mutation

Les entreprises, via la révolution numérique et la digitalisation des échanges, sont dans une phase de mutation. Organiser le travail est devenu un véritable enjeu. Alors que le modèle courant, en termes de structure, était pyramidal, bureaucratique et pour ainsi dire rigide, il tend actuellement à devenir plus flexible.

La société enregistre, depuis quelques décennies, des changements au niveau économique et social et cela impacte directement les entreprises. Le Taylorisme, même s’il est toujours bien présent, à du plomb dans l’aile. En effet, la spécialisation et le cloisonnement sont les “ennemis” de la modernité. On trouve maintenant, via le numérique des calendriers partagés, des applications pour gérer les plannings… Il faudra que rapidement ce nouvel élan s’accompagne de nouvelles compétences, de nouveaux métiers. La culture du numérique est un enjeu sociétal et un défi pour le monde de l’emploi.

Favoriser les liaisons internes

Le travail collaboratif est la parfaite illustration du décalage qui se crée. Cette notion implique à elle toute seule une infinité d’outils divers et variés. C’est le symbole d’une nouvelle façon de travailler, de vivre son métier comme un projet, pour ainsi dire. Évidemment, cela ne s’applique pas à tous les corps de métiers. La question qui est posée est celle-ci : comment favoriser les échanges, la transmission entre les salariés ?

Le RSE (réseau social d’entreprise) est considéré comme trop généraliste et se voit supplanté par le concept ChatOps. On leur reproche des échanges trop institutionnalisés par des règles émises par les directions qui aboutissent à une forme d’autocensure.

Les ChatOps quant à eux, permettent de connecter des collaborateurs avec les projets, les outils, les documents, etc. Ils proposent une approche résolument plus moderne, avec cette notion de partage, mais aussi un côté ludique. En effet, les hashtags, emojis ou autres ont toute leur place dans l’utilisation globale de cet accessoire loin d’être accessoire. Slack en est l’un des meilleurs exemples, en peu de temps il a réussi à s’imposer dans le monde professionnel. Il bénéficie d’une interface agréable qui attire le regard, gage de modernité. Mais le plus important réside dans le fait que ce type de plateforme propose un grand nombre d’applications tierces comme Dropbox, Twitter, Trello… Il est aussi possible d’y visualiser des fichiers PDF, la présence de plusieurs channels qui facilitent la lisibilité, le chat vidéo.

On peut citer d’autres plateformes aussi performantes comme Talkspirit, Microsoft teams, Social Cast, Beezy, etc. Tous en tous cas, se rejoignent sur le développement de l’aspect productivité parallèlement à la relation sociale.

Une lutte constante contre le temps

La notion de temps dans le monde entrepreneurial est omniprésente, et il faut bien veiller à ce qu’elle ne devienne pas omnipotente. Le temps dans votre organisation peut être divisé en deux phases, parfois antagonistes, parfois complémentaires : l’urgent et l’important. Avant d’aborder la partie pratique liée aux solutions ou options qui répondent à cette problématique, définissons cette idée du temps et de la temporalité.

Le temps n’est pas seulement un concept économique, mais aussi, et surtout philosophique. Chacun possède sa perception du temps selon son âge, son expérience personnelle, sa présence sur le lieu de travail. D’emblée, il est primordial de distinguer l’urgent de l’important. Le premier répond à une situation exceptionnelle qu’il faut gérer. L’important est lui un moteur de l’action globale, du projet de la mise en œuvre des objectifs. Il implique une dimension intellectuelle, de réflexion, de circulation des flux. Mélanger ces deux aspects serait nier leur différence fondamentale. Prendre le temps de la réflexion afin de prendre la bonne décision, ne pas tomber dans la réaction émotionnelle. Les interactions au sein d’un groupe de personnes évoluant sur le même lieu, avec un objectif commun sont jalonnées de heurts, de conflits, d’échecs qu’il faut surmonter avec calme et raison.

Avec quelles méthodes ?

L’un des maîtres mots est planification. À partir de là, libre à chacun d’utiliser ou de créer le support qui lui convient le mieux. Il sera fonction de votre rang dans la hiérarchie, de votre identité professionnelle, de votre formation, de votre personnalité et de votre propre relation au temps. La méthode NERAC (Noter, Estimer, Réserver, Arbitrer, Contrôler) est une bonne base. Cinq colonnes pour mieux s’y retrouver au quotidien quand votre fonction le demande. En tant que manager cela recouvre assez bien l’ensemble des phases que vous pouvez rencontrer. Cela revient à trouver l’équilibre entre les cycles liés à l’évolution de l’entreprise, et les attitudes managériales à anticiper. On pourrait aussi le nommer tableau de bord, puisqu’il rassemble des indicateurs qu’il faut analyser afin d’optimiser son pilotage.

Bien entendu, il existe pléthore de méthodes afin d’organiser au mieux les différentes tâches inhérentes à votre activité. Elles sont plus ou moins adaptées à votre domaine d’exercice, il convient de faire le tri, voire une synthèse qui vous conviendra au quotidien.

D’autres moyens sont indispensables à la bonne santé de votre société, à l’accomplissement de l’ensemble des tâches. On pourrait citer les budgets, les budgets prévisionnels, l’ensemble de l’attirail comptable et aussi la formation interne, la formation externe.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer aux pages suivantes :

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