Home » Établir un planning des employés via le net

Que cela soit avec de classiques fiches T ou bien des tableaux magnétiques, les plannings ont toujours été une phase cruciale dans la gestion d’une équipe. Avec l’arrivée des réseaux et en particulier du web, il est possible assez aisément de partager un planning en ligne.

Des outils existent qui sont spécialisés à la fois dans cette publication, mais aussi dans la gestion spécifique du personnel d’une entreprise. On ne s’intéresse pas ici simplement à de simples prises de rendez-vous, mais on adapte la mécanique informatique aux différents aspects pris en compte par le département des ressources humaines.

Disposer du bon logiciel

Organiser le temps de chacun ne s’improvise pas. Il faut tenir compte :

  • Des moyens humains disponibles dans les différents services.
  • Des contraintes légales (jours de repos, jours fériés, congés).
  • Malheureusement, des impondérables (maladies, intempéries, modifications de commandes ou de contrats).
  • Enfin, des moyens matériels mobilisables (salles de réunion, machines, véhicules).

Il est essentiel que le responsable en charge de l’organisation dispose d’un logiciel lui permettant d’inclure ces contraintes. Il faut aussi qu’il puisse élaborer une vue simple d’utilisation par chaque intervenant.

Une planification connectée peut se voir modifiée par différentes personnes. En fonction des attributions hiérarchiques de chacun, il est de plus nécessaire que les visualisations soient différenciées. Des demandes de modifications peuvent remonter du terrain et doivent être prises en compte le plus efficacement possible.

Chaque employé concerné par l’emploi du temps doit disposer de toutes les données nécessaires à sa propre organisation. Il faut que cette information soit la plus accessible possible. Il est particulièrement utile que du personnel non sédentaire puisse accéder aux informations le concernant, et y réagir, à partir de son smartphone Android ou bien de son iPhone.

Recevoir l’information et réagir vite

Quel que soit le moyen de communication utilisé, des fonctionnalités doivent être proposées qui permettent de faire remonter de l’information. Cela peut être beaucoup plus efficace que de simplement compter sur un coup de téléphone qui risque de ne pas trouver le bon correspondant disponible.

Pour le responsable, il faut que l’interface de gestion disponible sur son écran vérifie que la modification envisagée va bien rester dans les possibilités réelles. C’est une fois que l’ensemble est validé qu’une nouvelle version est publiée. Lors de cette mise à jour, certaines personnes peuvent se voir prévenir automatiquement. Il va s’agir principalement des modifications portant sur des activités imminentes.

Un planning à jour simplifie la vie de la société

Quand l’outil est correctement utilisé :

  • Il prévient les erreurs du responsable, en ce qui peut concerner la charge de travail de chaque employé entre autres.
  • Tous les éléments sont déjà dématérialisés pour l’aspect temps de l’établissement des bulletins de salaire.
  • Une analyse rétroactive peut être lancée globalement dans le but d’améliorer la qualité globale du service rendu aux clients. C’est particulièrement vrai en ce qui concerne le respect des délais dans beaucoup de sociétés.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer aux pages suivantes :

J'organise mon quotidien avec l'application Coorganiz !

C'est gratuit !