Home » Pourquoi utiliser un agenda commun en ligne ?

Vous avez déjà entendu parler des plannings partagés, mais vous n’en comprenez pas vraiment l’utilité et les objectifs ? Il s’agit tout simplement de calendriers disponibles via une application mobile ou un site internet, qui vous permettent d’organiser facilement des événements, votre vie quotidienne ou encore des réunions, largement plébiscitées par les entreprises en France.

Cet outil vous donne la possibilité de proposer des créneaux pour des rendez-vous auxquels chacun des participants peut s’inscrire ou d’indiquer à vos collaborateurs, vos amis et les membres de votre famille les prochaines réunions qui les concernent. Il existe des agendas pour tout type de situation : planning mutualisé pour les petites entreprises, pour les parents séparés, pour préparer les vacances, etc.

Les objectifs du planning partagé en entreprise

Les possibilités offertes par les calendriers partagés sont multiples et procurent de nombreux avantages, tant pour les employés que pour les managers et chefs d’entreprise. Ils font partie des outils largement utilisés pour s’organiser en entreprise, pour plusieurs raisons :

  • Ils permettent de gagner du temps et de faciliter la prise de rendez-vous. En effet, il n’y a plus besoin de consulter chaque participant un à un pour connaître ses disponibilités et il devient plus facile de trouver un créneau qui correspond à l’ensemble des participants.
  • Les fonctions de rappel d’événement (par SMS ou par mail) réduisent considérablement le risque d’oublier une réunion ou l’échéance d’un projet.
  • L’agenda mutualisé tient informés les membres d’une entreprise en temps réel et est accessible à tout moment. Ainsi, les salariés peuvent accéder facilement à leurs horaires de travail en utilisant un planning d’équipe en ligne.
  • Il évite les doublons : chacun sait quand ses collaborateurs sont disponibles et les secrétaires peuvent facilement prendre des rendez-vous pour leur supérieur sans commettre d’erreur.
  • L’accès est sécurisé : celui qui prend l’initiative de publier un agenda sur internet peut décider du statut des personnes qu’il ajoute à l’agenda, pour qu’ils aient la possibilité de le modifier, de faire des propositions ou simplement de le consulter.

Les avantages du dispositif dans la vie quotidienne

On se demande parfois comment il serait possible de mieux organiser son temps, afin d’être plus efficace, de faire face aux imprévus et de ne manquer aucun rendez-vous. Voilà pourquoi les calendriers partagés tels que Google Agenda, Doodle, les applications iPhone pour organiser son emploi du temps et bien d’autres solutions plus ciblées, comme les applis de liste de mariage par exemple, peuvent s’avérer utiles au quotidien.

Ces outils sont notamment utilisés dans les situations suivantes :

  • Organisation d’un événement avec de nombreux convives, comme on peut le faire via le calendrier Facebook.
  • Mise en place de la garde alternée pour les parents séparés.
  • Planification des travaux de groupe dans le cadre scolaire.
  • Création d’un planning pour les activités des enfants, pour se partager les tâches dans la famille, etc.

Ces quelques exemples illustrent bien l’intérêt d’une solution comme l’agenda mutualisé, dont l’utilisation est adaptée à tous les profils. Il permet non seulement de disposer d’une liste des tâches à réaliser, mais contrairement à des outils plus simples comme le partage de sa to do list sur iPhone, il a aussi pour but de fournir aux utilisateurs une vision globale de leur journée ou de leur semaine, pour gagner du temps et se simplifier la vie.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer aux pages suivantes :

J'organise mon quotidien avec l'application Coorganiz !

C'est gratuit !