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Utiliser la to do list, méthode de gestion des choses à faire

Vous vous sentez débordé, dépassé par l’importance du volume de tâches que vous avez à accomplir ? Vous ressentez le besoin de parfaire l’organisation de votre vie au quotidien, tant au niveau professionnel que personnel ?

Destinée à aider les personnes en proie à une surcharge de travail, la to do list peut vous aider à mieux vous organiser.

Découvrez en quoi consiste cette méthode de gestion des choses à faire, ainsi que bien d’autres conseils et astuces vous permettant de mieux vous organiser chaque jour.

Pour plus d’informations à propos de comment prioriser votre to do, cliquez ici.

Pourquoi faire une to do list ?

Plébiscitée par les adeptes de l’organisation du monde entier, cette méthode simple, mais efficace, qui repose sur la création de listes de choses à faire, permet de :

  • Mieux anticiper les actions prioritaires ou secondaires, en les préparant la veille.
  • Se souvenir des actions urgentes ou importantes à accomplir.
  • Ne pas les ressasser sans cesse et ainsi de se libérer l’esprit.
  • Lutter contre la procrastination.
  • Planifier ses actions et ainsi augmenter sa productivité.
  • Avoir la satisfaction de se fixer soi-même des objectifs à atteindre.
  • Avoir le sentiment d’avoir bien travaillé après avoir biffé une tâche accomplie, ce qui est source de motivation.
  • Mieux s’organiser au jour le jour.

En tant qu’outil de gestion des priorités visant à vous aider à optimiser l’utilisation de votre temps, la to do list complète très bien l’agenda, qu’il soit papier ou électronique.

7 applications de to do

Voici 7 applis utiles pour vous aider à dresser votre liste de choses à accomplir :

  • Remember the milk, munie d’une fonction de rappels (quotidiens, hebdomadaires, etc.).
  • OI Shopping List, qui vous permet de dresser votre liste de courses directement sur votre smartphone, avec la possibilité d’entrer la quantité ou encore le poids de chaque produit.
  • Tasks, qui permet la création de plusieurs listes.
  • Wunderlist, pour le partage des tâches avec plusieurs personnes (sphère familiale, colocation, collègues, etc.), avec un système de rappels.
  • Todoist, pour synchroniser sa to do list sur son smartphone, son ordinateur et sa tablette en même temps. Des fonctions alarmes et autres rappels sont aussi proposés.
  • Any.DO, une des meilleures applis du genre, permet d’afficher les tâches par date et par thématique.
  • TickTick, une autre appli très performante et multifonction.

Le mieux reste de tester les applis pour voir celle qui correspond le plus à vos besoins, avant de vous décider.

Pour savoir comment utiliser votre to do list pour bien vous organiser, cliquez ici.

To do list et agenda : deux outils complémentaires

En utilisant conjointement ces deux outils, vous avez tous les atouts en main pour gérer au mieux le planning de votre journée, de la semaine ou du mois. Avec à la clé, une bonne maîtrise du temps et des priorités.

Si la to do list sert à gérer les choses à faire tous les jours, l’agenda, quant à lui, ne doit comporter que des rendez-vous ou bien des événements se déroulant à une date précise ou à une heure bien définie.

L’agenda partagé

L’agenda peut se partager en ligne depuis différents appareils (par exemple : iPhone, smartphone Android, tablette ou ordinateur) avec vos amis, les membres de votre famille, vos collègues, vos clients, etc.

Ce service offre plusieurs fonctionnalités qui aident, entre autres, au management de travaux collaboratifs en entreprise, à l’organisation des vacances, à la gestion de la vie familiale, de la garde d’enfants en cas de séparation ou de divorce, etc. En fonction de l’application utilisée, ces fonctionnalités consistent, entre autres, en :

  • L’autorisation de l’accès du planning à plusieurs personnes.
  • La gestion des droits d’accès à l’agenda (lecture seule, lecture et modification, accès complet) pour chaque participant.
  • La synchronisation des données en temps réel sur plusieurs appareils grâce au réseau sans fil (Wifi, réseaux mobiles, Bluetooth, hotspots Wifi) ou à une connexion câblée.
  • L’accès sécurisé à l’agenda par un mot de passe.
  • La mise en place d’un système de rappel.
  • L’intégration d’événements Facebook.

Notons que l’appli Coorganiz, qui est accessible depuis tout type de téléphone mobile, propose toutes ces options et bien plus encore.

En raison des nombreuses options qu’il offre, l’agenda partagé est devenu un outil indispensable dans pratiquement toutes les situations de la vie courante, autant personnelle que professionnelle.

Applications d’agenda/to do list

Parmi les applications offrant en même temps les fonctions d’agenda et de to do list, nous citerons Coorganiz, Google Calendar, Microsoft Outlook, Lightning Calendar (Firefox), etc.

D’autres méthodes d’organisation à connaître

Outre le listing des choses à faire et l’agenda partagé en ligne, vous pouvez également mettre à profit bien d’autres outils de gestion du temps, au bureau comme à la maison.

Nous vous donnons ci-après 3 méthodes d’organisation et de gestion de temps, reconnues mondialement comme étant efficaces.

Getting Things Done (GTD)

Tirée du livre de David Allen, cette méthode est dédiée à la gestion des priorités quotidiennes. Elle s’adresse à toute personne désirant booster sa productivité, sur les plans professionnels et personnels. La notion de priorité est définie selon 4 facteurs importants : le contexte, le temps disponible, la capacité physique, la priorité.

FlyLady

Il s’agit d’une méthode d’organisation pour le ménage, permettant de retrouver un intérieur propre et rangé, en commençant par un évier étincelant ! Elle vous guide dans le nettoyage et le désencombrement de votre intérieur, pièce par pièce, afin de retrouver la joie de vivre. Bref, une solution intéressante pour en venir à bout, petit pas après petit pas, du désordre chez soi, en adoptant le ménage par zone.

Pomotodo

Cet outil utilise les principes de la technique Pomodoro, sortie à la fin des années 80. Le principe en est de travailler sur une tâche précise pendant 25 minutes sans interruption, puis de prendre une pause de 5 minutes. Cette technique a pour objectif de lutter contre le multitasking.

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de vous référer aux pages suivantes :

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