Home » La to do list au service de votre organisation !

Si à la façon du lapin blanc d’Alice au pays des merveilles, vous passez vos journées à courir après le temps, voici une astuce qui pourrait vous changer la vie : la to do list !

Les plus pressés répondront qu’ils ont tout en tête ! Certes, mais cela leur réussit-il jusqu’à présent ?

À vrai dire, le concept n’a rien de nouveau. Tout le monde s’est déjà retrouvé à lister le déroulement d’une journée, ou les actions qui lui incombent dans le cadre de l’organisation d’un événement. Néanmoins, compte tenu de notre quotidien et de la vitesse à laquelle défile le temps, ce type de liste s’avère beaucoup plus utile au quotidien pour nous, que pour les générations précédentes. Difficile de concilier vie privée et vie professionnelle sans qu’aucune ne pâtisse de l’intensité de l’autre.

Parce qu’il faut vivre avec son temps, voici quelques astuces pour s’organiser tranquillement.

Établir des priorités

Vous vous demandez comment faire une to do list ?

Un des points les plus importants pour améliorer votre organisation est de définir quelles actions sont les plus importantes ou les plus urgentes. Plutôt que de commencer à écrire à tout va, il est bon de prendre quelques minutes et de s’interroger. De cette façon, les priorités apparaissent de façon plus évidente qu’au quotidien. Il devient plus facile d’y voir clair dès lors que l’on prend un peu de recul sur la situation.

Attention à ne pas confondre événement récurrent et priorité ! “Aller chercher le petit au judo” est certes très important, en revanche il s’agit d’un rendez-vous hebdomadaire. Donc, à aucun moment vous ne devez être surpris d’avoir à y aller !

En revanche, “boucler un objectif“, “solder un travail en attente”, ou “boucler votre comptabilité personnelle” peuvent être considérés comme des objectifs prioritaires. Ils doivent donc figurer en tête de liste ! En clair, définissez chaque jour ou chaque semaine son lot de réussites. Il faut qu’une fois arrivé au terme du délai imparti, vous ayez réussi à achever ce que vous aviez programmé. Au-delà de vous permettre de mieux profiter du temps, vous restez dans une dynamique satisfaisante et positive : il est toujours agréable de finir une journée avec la sensation du devoir accompli ! C’est aussi gratifiant qu’utile.

Attention, on parle ici de travail, mais c’est à titre d’exemple. La sphère familiale et privée peut également être gérée de cette façon. En plus de lister tout ce qu’il est nécessaire de faire, il est également possible d’organiser une répartition équitable de tous les postes.

Arrêter de centraliser les informations

Bien trop souvent dans les foyers, l’organisation et la gestion des emplois du temps incombent à une seule personne. Très souvent, c’est la maman qui doit jongler entre son travail et le planning des enfants. Pire, elle doit rappeler à chacun de ne rien oublier, de penser aux affaires de sport, de ne pas oublier le les devoirs, etc.

Dans ce cas, une to do list peut s’avérer très précieuse pour s’organiser à l’échelle de toute la famille ! Attention, beaucoup de mamans craignent que les choses leur échappent si elles ne les font pas elles-mêmes.

Pour pallier aux inquiétudes des mamans organisatrices, il faut un outil adapté. Ce type d’outil existe, qu’elles se rassurent ! Mieux qu’un simple agenda, il leur faut un agenda en ligne partagé ! Ce type de support permet non seulement d’y voir clair quant à l’organisation, mais également d’avoir une visibilité globale sur la journée de chaque membre de la famille. Mieux encore, on peut suivre l’avancement de chacun en fonction de son emploi du temps. Chaque tâche programmée peut ainsi être suivie à la trace !

Le parent qui a l’habitude de tout centraliser peut maintenant tout organiser ! Attention, il ne s’agit pas non plus de devenir intrusif dans la vie de chacun des membres du foyer, néanmoins, c’est un bon moyen de rappeler à chacun son rôle et de le rappeler à ses obligations en cas d’oubli.

 

L’utilisation d’un outil adapté

Même si vous faites partie des irréductibles défenseurs du stylo, vous vous rendrez rapidement compte des avantages de la solution digitale. Flexibilité, rapidité et efficacité sont leurs principaux atouts.

Dans un premier temps, il suffit de faire télécharger à chaque membre de la famille l’application correspondante sur leur smartphone. À partir de là, libre à vous d’ajouter une tâche ou une annotation au planning de chacun. Depuis “récupérer les enfants” pour le conjoint, jusqu’à “faire les devoirs” pour les plus petits. 

Mais au milieu de tout cela, il devient possible de glisser “faire une machine”, “ranger la chambre”, etc. Et il est même possible de programmer une alarme pour rappeler chacun à son bon devoir ! Plus d’excuses pour qu’une tâche passe au travers de mailles du filet !

Ce type de solution offre de multiples avantages, qu’une “organisation papier conventionnelle” ne permet pas. Impossible de rappeler ses obligations à quelqu’un à distance, à moins de prendre soi-même le téléphone pour le faire ! Impossible, à moins de s’empêcher de vivre pour veiller au grain pour tout le monde ! Le but est de gagner en tranquillité, en visibilité et en disponibilité cérébrale. Il n’est pas sain d’avoir toujours la tête accaparée par des pensées liées au planning des autres, ou par les préoccupations de tout le foyer !

Au-delà de vous libérer l’esprit, une to do list contribue à responsabiliser chaque individu du foyer, en l’incluant dans l’exécution des corvées par exemple. Un agenda en ligne et partagé peut donc s’avérer très utile à tout le monde !

La to do list, un concept adaptable à l’infini !

Nous avons insisté précédemment sur l’importance d’une bonne organisation en famille et au travail, cependant le concept peut se décliner à l’infini !

Prenons l’exemple d’un événement important, demandant une logistique bien pensée : le mariage !

Typiquement, ce genre d’événement demande une organisation minutieuse et bien huilée. Entre la liste des invités, le plan de table, le choix du lieu, le choix du traiteur, etc. ! Il peut être très difficile de ne pas passer à côté de quelque chose !

Néanmoins, ce genre d’organisation se fait des mois à l’avance. Pourquoi ne pas mettre ce délai à profit pour peaufiner le travail ?

Dans ce cas précis, la to do list est le meilleur moyen de ne laisser aucune place au hasard ! Pour parvenir à un résultat efficace, il va être primordial de tout lister et de mener une réflexion concernant chaque point important. Depuis la présence des convives, jusqu’à la décoration des tables, tout devra faire l’objet d’une rubrique dans votre liste.

Organisez-vous par poste :

  • Choix du lieu de la célébration.
  • Nombre et noms des invités.
  • Choix du repas et du traiteur.
  • Préparation des décorations, invitations et autres accessoires indispensables.
  • Éventuellement, définir le thème et les codes vestimentaires (couleurs des vêtements, ambiance, etc.).
  • L’inévitable plan de table et les complications qu’il peut entraîner.
  • Etc.

Bref, ne laissez rien au hasard. Plus vous rédigerez votre to do list tôt, moins les imprévus pourront venir vous gâcher la fête ! Néanmoins, ne prévoyez pas non plus un timing à la seconde en tenant compte de la quantité de gens présents. N’oubliez pas que tout le monde est avant tout venu passer un bon moment.

Aménagez des moments “flottants”. Ils permettront à chacun de prendre le temps d’échanger et de profiter.

S’organiser sans se stresser

Le but d’une to do list bien faite, c’est de vous permettre de ne plus galoper pour rien. Il vaut mieux y voir clair sur ce qui vous attend dans la journée avant de démarrer en trombe !

Le plus simple reste de se préparer la veille pour le lendemain, ou le week-end pour toute la semaine. En incorporant les éléments essentiels du planning de votre semaine, vous verrez déjà à quoi va ressembler votre semaine. Inutile donc d’être stressé dès le lundi matin, si votre journée la plus chargée est le jeudi par exemple. En le sachant à l’avance, vous pouvez vous y préparer sans stress.

C’est là l’intérêt principal de ce type d’organisation. Plutôt que de passer des semaines en souffrance à courir après le temps perdu, et en oubliant la moitié des choses à faire, prenez le temps de vous y préparer.

Les allergiques à l’ordre et à l’organisation râleront en disant qu’il n’y a plus de place pour l’imprévu… Faux ! À tous ces gens-là, nous répondons qu’il leur suffit de ne lister que les points les plus importants :

  • Payer la facture d’électricité.
  • Aller chez le médecin.
  • Faire réviser la voiture.
  • Etc.

Il suffit de planifier les événements les plus importants. Ainsi, il reste encore beaucoup de place dans le planning pour y inclure ce que bon vous semble. Il est vrai qu’un agenda trop rempli peut être anxiogène, néanmoins, prévoir le minimum et le plus important permet de s’en sortir sans passer à côté de l’essentiel.

Quitte à vivre dans une époque où le temps est une denrée précieuse, autant faire en sorte de l’optimiser avec des outils adaptés. Une simple application sur le smartphone de chaque membre de la famille, pourrait vous permettre de redécouvrir ce que c’est qu’avoir enfin du temps. Pensez-y !

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