S’organiser efficacement avec une to do list partagée

La « to do list » partagée est l’outil indispensable pour une bonne organisation. Elle permet à chaque membre d’une organisation ou d’un groupe de connaître ses activités, ses tâches et les délais pour les réaliser.




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Qu’est ce qu’une to do list partagée ?


Une to do list ou en français une liste de tâches, permet de gérer efficacement les différentes étapes et tâches d’un projet.

Les outils dédiés uniquement aux to do lists sont nombreux et très répandus dans le domaine de la vie professionnelle, pour gérer facilement et simplement les différentes actions qui doivent être menées par les membres d’une équipe.

Dans un outil de to do list partagée, les différents membres d’un projet se voient affectés des tâches et des actions à réaliser.

Les fonctionnalités principales d’une to do list partagée


Pour qu’une to do list partagée soit utilisée correctement il est important que plusieurs fonctionnalités soient présentes.

Tout d’abord, la tâche doit pouvoir être assignée à une ou plusieurs personnes et ce même si l’auteur n’est pas concerné. Cela permet d’attribuer et d’affecter des tâches aux différents membres de l’organisation afin de pouvoir partager au mieux la charge de travail et la répartition des actions.

Ensuite il faut pouvoir mettre une date d’échéance. En effet la to do list partagée permet de mieux s’organizer et de mieux planifier, et pour cela il faut avoir fixer un délai de réalisation de la tâche en question. Certaines tâches peuvent être réalisée dans un temps court et d’autres nécessitent une plus longue période de travail. Il est également important que la personne qui a attribué la tâche soit tenue informé de la réalisation de la tâche par une notification ou un message. Cela permet ainsi une meilleure communication et un meilleur suivi de projet.

Quand une tâche est préparée, il est important de pouvoir programmer plusieurs rappels. Ainsi, la personne concernée par la tâche a une bonne connaissance de ses échéances et peut répartir sa charge de travail dans le temps en fonction de ses priorités.

Enfin, il est important de pouvoir ajouter des notes pour chaque « tâche ». En effet, l’intitulé d’une tâche n’est pas toujours suffisamment explicite, il est alors important de pouvoir détailler les différents éléments de la to do list partagée. Ainsi si la tâche principale est « Préparer le sac de piscine », dans les notes la possibilité de pouvoir détailler le contenu du sac (comme par exemple : le bonnet de bain, la carte de piscine ou bien encore le cadenas pour le vestiaire) permet un meilleur suivi.

Les exemples pour utiliser une to do list partagée sont infinis


Dans la vie familiale avoir une to do list partagée est presque un indispensable. A titre d’exemple, dans Coorganiz, les membres d’une organisation famille, peuvent se créer et partager des tâches récurrentes comme :

  • Préparer le sac de piscine tous les mardi soir et bien préciser dans le descriptif les éléments à ne pas oublier : comme le bonnet de bain, les lunettes de piscine ou bien encore le cadenas, ou la carte de piscine !
  • Acheter les différents ustensiles pour le déguisement de fin d’année.
  • Ou bien encore créer une liste de course chaque semaine pour en terminer avec les oublis.

Pour organiser un projet de voyage, la to do list partagée est l’outil indispensable pour bien planifier et organiser les tâches et les activités de chacun. Voici quelques exemples de tâches qui peuvent être assignées :

  • Rechercher les différents vols pour Biarritz
  • Lister les hôtels à Barcelone
  • Réserver les billets de train pour Chamonix
  • Répertorier les meilleures pizzeria de Rome
  • Faire la demande de visa à l’ambassade de Russie
  • Préparer la trousse de médicaments pour un voyage au Kenya

Une bonne utilisation d’une to do list partagée permet ainsi de partager l’information et d’attribuer les activités aux différents membres. La to do list partagée est alors le meilleur ami pour diminuer la charge mentale !